知識產(chǎn)權(quán)盜用是一個全球性的巨大挑戰(zhàn)。雖然也有人說，軟件也應(yīng)當(dāng)造福于那些自身在經(jīng)濟實力上無法負(fù)擔(dān)購買成本的人群。問題在于，為什么人們無法容忍盜竊計算機硬件資產(chǎn)，但是對盜用軟件這樣的軟性資產(chǎn)卻熟視無睹呢？縱容軟件盜版，將導(dǎo)致努力專心創(chuàng)作的人得不到公平的回報，進而喪失創(chuàng)新的動力。因此，我們必須完善各種國際準(zhǔn)則并引入最佳實踐，以保護產(chǎn)品創(chuàng)新者的權(quán)益，同時，這些機制也要進一步促進技術(shù)創(chuàng)新，尋找兩者的平衡點極其重要，提升公眾的知識產(chǎn)權(quán)意識也同等重要。

在推動知識產(chǎn)權(quán)保護的過程中，軟件正版化正是中國企業(yè)面對的第一重門檻。而軟件正版化的意義并不局限于知識產(chǎn)權(quán)保護，更與企業(yè)的信息安全、運營效率等息息相關(guān)，換句話說，軟件正版化保護的不僅是軟件企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，還有軟件使用企業(yè)的權(quán)益與效益。

雖然大部分的中國企業(yè)都已認(rèn)識到軟件正版化的重要性并嚴(yán)格執(zhí)行，但不可否認(rèn)仍有一部分企業(yè)認(rèn)為使用正版軟件是一件“不劃算”的事情，昂貴且利用率低。這實際上是一種根深蒂固的誤解——不是正版軟件本身不劃算，而是軟件資產(chǎn)管理（SAM）的混亂不堪或缺失導(dǎo)致了軟件使用的低效率、高風(fēng)險，以及由此帶來的生產(chǎn)力和工作效率方面的巨大損失。當(dāng)然，正規(guī)成熟的軟件資產(chǎn)管理（SAM），能讓這一切完全改觀。那么,良好的軟件資產(chǎn)管理（SAM）到底是怎樣的呢？

第一步：了解企業(yè)需要什么

首先，企業(yè)文化必須保證所有員工認(rèn)識軟件的價值所在，了解合法用戶和非法用戶之間的差別，并承諾正確使用軟件。

其次，企業(yè)務(wù)必制定明確的政策說明，清晰表述企業(yè)的目標(biāo)是：管理軟件以實現(xiàn)效益最大化，僅限使用合法軟件，以及建立健全合法軟件的采購程序。

軟件采購程序必須包含以下內(nèi)容：

——將所有采購工作集中于同一部門；

——保證所有軟件采購請求以書面形式提交審批，員工不得直接購買軟件然后報銷費用；

——保證所有申請采購的軟件必須從企業(yè)的支持軟件清單上選擇；

——僅從信譽良好、經(jīng)過授權(quán)的供應(yīng)商那里購買軟件，并且僅與信譽良好的應(yīng)用服務(wù)提供商（ASP）進行合作；

——保證從ASP那里獲取所有相關(guān)的許可和文件；

——每次采購必須獲取所有原始用戶材料，包括手冊、注冊卡、許可證以及收據(jù)；

保證員工未經(jīng)特別批準(zhǔn)無法通過互聯(lián)網(wǎng)下載軟件。

企業(yè)應(yīng)將這些政策寫入員工手冊，如有更新也應(yīng)定期通過各種渠道讓所有員工了解。

除此之外，企業(yè)還須確切了解自己需要什么軟件。這樣有助于保證軟件的有效采購和使用，同時指導(dǎo)公司的軟件合規(guī)工作。

要想確定企業(yè)的需求，就必須明確下列問題：

——我使用了合適的軟件以優(yōu)化效率和效益嗎？

——我的員工對當(dāng)前的軟件應(yīng)用感到滿意嗎？

——其他的軟件能夠讓我的員工更加有效地開展工作嗎？

——是否存在現(xiàn)在擁有但已不再需要的軟件？

第二步：企業(yè)已擁有什么

了解自己擁有什么軟件資產(chǎn)（企業(yè)所有電腦上安裝的程序）之后，就可以確定自己將來需要什么。這個盤點過程也能夠幫助企業(yè)清除不必要的軟件。

盤點清單應(yīng)關(guān)注的內(nèi)容：

——我們使用的軟件是最新、最合適的版本嗎？

——我們使用的軟件已經(jīng)過時或不必要了嗎？

——有其他的軟件是我們必須獲取以提高工作效率的嗎？

——每一名員工都擁有各種合適的軟件了嗎？

——員工接受適當(dāng)?shù)能浖褂门嘤?xùn)了嗎？

——企業(yè)是否存在非法、未經(jīng)授權(quán)或未經(jīng)許可的軟件？

盤點清單上還應(yīng)包含下列內(nèi)容：

——版本號；

——序列號和產(chǎn)品名稱；

——電腦軟件的所有相關(guān)材料，包括介質(zhì)（CD等）、文檔（手冊、參考材料等）和許可證；

——軟件采購的相關(guān)行政文書，包括發(fā)票、收據(jù)和能夠證明軟件合法性的其他文件。

因為軟件資產(chǎn)隨時都會增加，所以上述盤點工作應(yīng)至少一年一次。員工離職時，須保證他們留下自己使用過的軟件，并且沒有制作副本。

第三步：檢驗

了解完現(xiàn)有軟件之后，將已經(jīng)安裝的軟件與許可條款允許安裝的軟件進行對比。僅擁有軟件的正版CD，并不意味著企業(yè)可以隨便在任意數(shù)量的電腦上安裝軟件。

有些許可允許企業(yè)通過一個原版程序制作一定數(shù)量的副本，或者允許一定數(shù)量的用戶通過網(wǎng)絡(luò)同時使用程序。查看一下許可證協(xié)議，弄清楚這些細節(jié)問題。要知道，在許可協(xié)議規(guī)定的拷貝或安裝數(shù)量之外，額外拷貝或安裝程序都將被視為非法行為。

如果發(fā)現(xiàn)自己的企業(yè)中存在非法程序，那么首先應(yīng)該將其刪除。也可能會發(fā)現(xiàn)不需要的程序，將其卸載的同時還可以借機向企業(yè)員工強化軟件政策。

如果發(fā)現(xiàn)自己的需求超過了許可的規(guī)定，或者需要對軟件進行升級，那么企業(yè)可以制定一份軟件需求清單。

與此同時，可以起草一份正式的軟件清單，列明企業(yè)允許員工使用的軟件，其中應(yīng)包含相關(guān)的細節(jié)信息，如：程序名稱、序列號和版本號、許可的拷貝/用戶數(shù)量、安裝拷貝的計算機，以及未來的軟件升級或淘汰計劃。

第四步：接受軟件資產(chǎn)管理（SAM）——使它成為一個工作流程

有效的軟件管理需要持續(xù)的監(jiān)督和定期的抽查。必須監(jiān)控并確保企業(yè)始終遵守自己的軟件政策；隨時更新支持軟件清單；并未雨綢繆提前計劃未來三年的軟件需求。因此，重要的是任命一位員工具體負(fù)責(zé)該工作流程，以確保軟件資產(chǎn)管理（SAM）工作長抓不懈。

高效的軟件資產(chǎn)管理（SAM）不僅有助于確保企業(yè)始終使用經(jīng)過許可的合法軟件，從而符合版權(quán)法的規(guī)定，還能夠幫助企業(yè)最大限度地善用這些投資不菲的軟件，節(jié)約軟件支出，提高員工的工作效率。

對于軟件資產(chǎn)管理（SAM）剛剛起步的中國企業(yè)來說，借鑒這四個步驟有助于高效地對看似繁雜無序的軟件資產(chǎn)進行管理，讓軟件成為合法且有效的業(yè)務(wù)工具提高企業(yè)運營效率，進一步激發(fā)員工及業(yè)務(wù)方面的創(chuàng)新潛能，以軟件推動創(chuàng)新與企業(yè)的發(fā)展。

（本文作者曾煥輝系BSA|軟件聯(lián)盟亞太區(qū)合規(guī)項目高級總監(jiān)）

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