由于員工人數(shù)眾多，經(jīng)營機構分散，運用日常傳統(tǒng)手工或單機操作的辦公模式已顯得落后、繁雜、低效。為了獲得更大的進步和發(fā)展，迫切需要利用現(xiàn)代先進信息處理技術，使其各種復雜繁瑣的日常辦公事務更為高效、簡潔、合理、有序。
方案描述：
計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)分為三個部分；服務器/客戶機、網(wǎng)絡仿真環(huán)境、應用軟件。
服務器/客戶機：
?。?）服務器HP pro服務器，Windows NT操作系統(tǒng)
?。?）客戶機Windows 95操作系統(tǒng)
網(wǎng)絡/仿真：
建立以太網(wǎng)絡，以及網(wǎng)絡仿真環(huán)境，將企業(yè)的行政結構映射到網(wǎng)絡上
應用軟件：
Lotus Notes，開思/OA（標準版）
系統(tǒng)主要模塊功能簡介：
一、發(fā)文管理
本模塊可用于企業(yè)的內部發(fā)文（如公司向各部門及下屬單位發(fā)通知、通告通報，也可發(fā)往具體的部門或個人，企業(yè)的規(guī)章制度也可形成內部發(fā)文），也可用于企業(yè)對外的發(fā)文（如企業(yè)對上級主管部門的請示、報告、對平級單位的通知、通告等、對下級單位的指示、批復等）
二、收文管理
首先是接收外部（上級單位、客戶單位、下級單位等）來的文件、傳真、資料等，登記后可安排領導或有關人員傳閱（順序或同時），一般情況下，不能也沒有必要修改來文內容，但可以做批示或圈閱。
三、會議管理
1、會議室管理
?。?）會議室登記：包括會議室大小、設備、服務人員等詳細情況，具體登記項可由客戶提供；
?。?）可設協(xié)調員角色來調度會議室使用，各部門申請的會議室只有經(jīng)協(xié)調員確認后才可使用。也通過簡單設置，使會議室的申請可通過網(wǎng)絡自動完成；
?。?）用戶可隨時查詢到在某段時間內空閑的會議室；
2、會議計劃、準備
（1）企業(yè)有關領導或部門需要召集會議，向辦公室發(fā)出通知。辦公室安排會議計劃人制定會議計劃，包括會議時間、地點、名稱、參加人員等。基本項確定后，向與會人員發(fā)出正式會議通知，可以書面通知，也可用電子郵件通知，并可選擇是否需要回執(zhí)。系統(tǒng)還將提供具體的計劃安排及準備情況向企業(yè)領導匯報的功能；
（2）會議通知在會議計劃、準備時向所有與會者發(fā)出，而公開的會議將同時在公告欄上公布。涉及全單位的會議將在"下周工作安排表"中顯示；
3、會議情況記錄
對會議召開情況做全面的記錄，包括常規(guī)登記項和詳細內容?？梢杂涗浿斜匾恼掌?、語音（如與會者發(fā)言）等多媒體信息；
4、會議紀要
會議紀要是由會議記錄的內容自動生成的一個套紅頭的文檔，可進行再編輯；會議結果可轉發(fā)文，或傳達。會議紀要最后應歸檔；
5、發(fā)文管理中的歸檔
6、會議查詢
對會議記錄可作公開查詢，需保密的可根據(jù)需要設置權限，如密級查詢和限制查詢。
四、車輛安排
?。?）由企業(yè)有關部門將企業(yè)各種車輛的基本項逐一登記、管理和查詢，登記項包括車輛種類、噸位、牌照等詳細情況（具體登記項由客戶需求而定）；
?。?）需要用車時，按前述方式查尋空閑車輛，同時產(chǎn)生用車申請單，發(fā)給（車輛調度人）批準；
五、檔案管理
（1）系統(tǒng)歸檔：由系統(tǒng)內各模塊產(chǎn)生的需要歸檔的文件、資料等，可由各模塊操作時確定。按下歸檔按鈕后，轉入本模塊視圖中待歸檔。
（2）辦公室（檔案管理人）將各方面?zhèn)鱽淼拇龤w檔文件，制作"著錄卡"后，形成預立卷，供用戶查詢。
?。?）由檔案管理部門定時對所有預立卷進行調整、編號后正式組卷。組卷后的檔案可供查詢。
?。?）查詢方式：根據(jù)著錄卡的內容進行模糊查詢。
?。?）獨立歸檔：對本軟件系統(tǒng)內產(chǎn)生的檔案，由各部門直接上交辦公室歸檔，如各種領導題、禮品、紀念品等。歸檔登記、查詢方式等與系統(tǒng)歸檔相同。
六、活動安排
公務接待管理
為企業(yè)提供日常公務接待方案的建立、模板保存、方案查詢等。由相關部門制作方案后，通知方案中涉及的接待、陪同人員等。重要的公務接待活動可在公告欄上發(fā)布。
接待方案從起草到確定，有一個協(xié)調報批流程，類似發(fā)文管理流程。成功的接待方案可以存為模板：包括參與接待的人員安排，具體安排的接待活動事項，具體的接待費用標準等，另外還根據(jù)方案模板的具體（多次）使用情況，附有總結及被接待人員的反響等。專管接待安排的人可將已確定的接待方案的詳細細節(jié)用郵件自動通知參與接待的人員。
七、個人辦公
（1）電子郵件：提供Lotus Notes的電子郵件功能在網(wǎng)絡上收發(fā)信息，可與E-mail相連，個人郵件收發(fā)不受限制；
?。?）文字處理：提供個人處理、編輯文字稿件的工具，包括各類文件、申請、通知等應用文的起草和編輯。設私人文件夾，內存各類常用的公文、報表格式，可隨時、多次調用，并可將其向有關部門或個人發(fā)送；
?。?）通訊錄：私人或公共通訊錄的登記、查詢（模糊查詢和全文檢索方式）
?。?）名片管理：私人或公共通訊錄的登記、查詢（模糊查詢和全文檢索方式），可挑選打印制作標準郵件封貼和列表；
?。?）檔案檢索：可檢索系統(tǒng)所存檔案的目錄，若要查詢檔案內容，可填寫一張由系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案借閱單，系統(tǒng)將其以郵件形式發(fā)送至檔案管理員，經(jīng)批準后可直接查看檔案；
?。?）個人日程安排：可記錄個人的日程安排，有自動提示功能?？晒┢渌嗽诰W(wǎng)絡上查詢空閑時間。
八、電子郵件
提供Lotus Notes的電子郵件系統(tǒng)。
九、信息采編
企業(yè)內參：可直接從Internet中下載所感興趣的信息，或本軟件系統(tǒng)內產(chǎn)生的文件資料，或其他來源的信息（如各部門歸來的資料、材料，企業(yè)員工的投稿等，由信息中心進行編輯、整理，歸類后編出信息目錄，可打印成紙面發(fā)放，也可將其編成電子刊物，供網(wǎng)上瀏覽。
十、焦點論談
一個網(wǎng)上的BBS，用戶可以用來進行熱點討論、經(jīng)驗交流。用戶在填寫了個人興趣簡要表后，系統(tǒng)自動將焦點論談中出現(xiàn)的用戶關心的話題告知用戶；提供全文檢索工具，用戶可主動、方便地找到所感興趣的信息。系統(tǒng)實施經(jīng)驗：
在整個系統(tǒng)的實施過程中，有兩點非常重要：首先是領導的重視，醒目的推進過程要有企業(yè)內一把手的支持和參與。辦公系統(tǒng)中的核心和公文檔案管理，在公文的流轉過程中，領導是重要的一環(huán)，在上級領導的親自使用和督促，使大家能更快的下決心將辦公的處理流程轉移到網(wǎng)絡上。其次是廣泛深入的培訓，要使大家都能掌握基本的操作要領。根據(jù)金蝶上海研發(fā)中心提供的演示流程，輸入自己的業(yè)務數(shù)據(jù)，并制作成操作范例放在網(wǎng)絡上，供大家參考，并請金蝶上海研發(fā)中心做個幾次大規(guī)模的培訓，系統(tǒng)管理員參加了Lotus的LEAC培訓后，有的到金蝶上海研發(fā)中心，接受了有關OA系統(tǒng)維護、設置的培訓，使自身維護的能力得到了進一步加強。
