企業(yè)信息管理需求趨勢(shì)

—-非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)及管理

如今，內(nèi)容管理的傳統(tǒng)方法往往是使用自行開(kāi)發(fā)的解決方案，結(jié)果出現(xiàn)了由多種多樣的勞動(dòng)密集性單點(diǎn)產(chǎn)品管理的各自獨(dú)立的信息倉(cāng)庫(kù)。新的挑戰(zhàn)需要在管理和存儲(chǔ)非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容方面提供新的選擇。今天的公司需要單個(gè)統(tǒng)一的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，它能夠在整個(gè)企業(yè)中甚至是跨企業(yè)支持內(nèi)容管理要求。這一基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)必須便于與其他核心應(yīng)用程序集成，能夠利用信息不斷變化的價(jià)值，以便減少存儲(chǔ)成本，滿足可擴(kuò)展性、安全性、可用性和數(shù)據(jù)保護(hù)等企業(yè)級(jí)需要。

信息正在驅(qū)動(dòng)著整個(gè)企業(yè)中許多至關(guān)重要的系統(tǒng)，但是如果沒(méi)有一套全面的系統(tǒng)對(duì)數(shù)字內(nèi)容開(kāi)展安全和高效管理，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息投資的回報(bào)。包括產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格、營(yíng)銷(xiāo)材料、網(wǎng)頁(yè)、客戶服務(wù)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商合同、電子郵件、圖片資料等，都代表了企業(yè)在金錢(qián)和時(shí)間上的巨大投資，并且這些重要內(nèi)容信息甚至正在成倍的增長(zhǎng)，特別是包括在很多領(lǐng)域內(nèi)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)字內(nèi)容。

因此，企業(yè)對(duì)內(nèi)容管理的需求正在加劇，企業(yè)希望確保信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性及完整性，并且利用自動(dòng)化的策略簡(jiǎn)化管理，為企業(yè)和機(jī)構(gòu)內(nèi)各個(gè)部門(mén)的內(nèi)容共享提供條件，并以恰當(dāng)?shù)某杀緸橹匾男畔?nèi)容進(jìn)行分級(jí)別保護(hù)。并且企業(yè)需要通過(guò)策略驅(qū)動(dòng)的自動(dòng)化替代勞動(dòng)力密集人工流程，幫助企業(yè)管理和保護(hù)非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)內(nèi)容。同時(shí)，可以根據(jù)用戶定義業(yè)務(wù)規(guī)劃管理任意片斷內(nèi)容的修改和批準(zhǔn)流程。再次，企業(yè)希望通過(guò)智慧化的能力創(chuàng)建和管理原始數(shù)據(jù)，使得搜索和檢索工作更快速和高效。

當(dāng)然，目前許多企業(yè)都發(fā)現(xiàn)，他們淹沒(méi)在了內(nèi)容的汪洋大海之中。在知識(shí)工人處理日?；顒?dòng)的過(guò)路中，要用到數(shù)百種應(yīng)用程序創(chuàng)建并跨網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)設(shè)備分發(fā)數(shù)千種不同類型的內(nèi)容。要減少這一混亂現(xiàn)象，便需要使用可處理所有形式內(nèi)容的單一基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)來(lái)解決這些問(wèn)題—-讓內(nèi)容易于發(fā)現(xiàn)和管理，不管其應(yīng)用程序是什么，存儲(chǔ)在什么位置，也不管最終它將如何使用。

內(nèi)容管理開(kāi)門(mén)七件事

—-以EMC Documentum為例

內(nèi)容管理作為一個(gè)新鮮事物，各個(gè)供應(yīng)商的定義不一樣。EMC Documentum是企業(yè)內(nèi)容管理方面做得比較完善的解決方案。這里以EMC Documentum為例，說(shuō)明企業(yè)內(nèi)容管理究竟應(yīng)該包括哪些內(nèi)容。

EMC Documentum能夠創(chuàng)建、捕獲、管理、處理、提供和存檔驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的重要信息。通過(guò)向公司提供專門(mén)為企業(yè)文檔、Web內(nèi)容管理、數(shù)字資產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)過(guò)程管理、記錄管理、協(xié)作和公司治理/法規(guī)遵從性而設(shè)計(jì)的產(chǎn)品，EMC Documentum平臺(tái)能使這些公司有效地管理全球任何地區(qū)、使用任何語(yǔ)言的任何類型的內(nèi)容。（參見(jiàn)圖１）

1. 企業(yè)文檔和圖像管理

在大多數(shù)公司中，重要的業(yè)務(wù)信息仍用紙張文檔記錄，而手動(dòng)操作造成了效率低下、混亂以及代價(jià)高昂的延遲等問(wèn)題。知識(shí)工人將寶貴的時(shí)間都浪費(fèi)在了查找重要文檔或重新創(chuàng)建太難查找的內(nèi)容上。

EMC Documentum 企業(yè)文檔和圖像管理工具使文檔的創(chuàng)建、修改、跟蹤和在業(yè)務(wù)過(guò)程中的利用變得高效、規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)。傳入的紙面文檔和傳真還可以捕獲為電子圖像、與工作流程集成并存檔，以便于搜索和檢索。（參見(jiàn)圖2）來(lái)自業(yè)務(wù)和舊式計(jì)算機(jī)輸出到光盤(pán)（COLD ）系統(tǒng)的報(bào)告流和計(jì)算機(jī)生成的文檔也可以被捕獲或遷移，并建立索引，以便于存儲(chǔ)和檢索。

圖2? 企業(yè)文檔管理

EMC Documentum Content Server 管理Documentum 內(nèi)容存儲(chǔ)庫(kù)，并支持一套豐富的內(nèi)容管理服務(wù)，用于控制全部分布式企業(yè)中的內(nèi)容和過(guò)程。 EMC Documentum 業(yè)務(wù)流程管理提供用于在人和系統(tǒng)之間自動(dòng)化并優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的功能全面的能力。EMC Captiva 在信息存儲(chǔ)到EMC Documentum 內(nèi)容存儲(chǔ)庫(kù)中之前提供高容量的文檔捕獲和索引。EMC Acartus 支持從任何業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)的打印流格式中捕獲計(jì)算機(jī)生成的報(bào)告并建立索引，以及舊式COLD 系統(tǒng)中的報(bào)告的卷遷移。

2. Web內(nèi)容管理

網(wǎng)站和門(mén)戶已經(jīng)成了雇員、潛在客戶、客戶和合作伙伴的主要信息來(lái)源。因?yàn)橐胄庐a(chǎn)品，品牌要更改，信息傳播方式要改進(jìn)，而且必須為全球受眾將內(nèi)容翻譯出來(lái)，所以，穩(wěn)定地向這些資產(chǎn)提供最新內(nèi)容將是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。

隨著EMC Documentum 產(chǎn)品在Web 內(nèi)容管理(WCM) 中的應(yīng)用，各公司將能夠消除Web 發(fā)布過(guò)程中的瓶頸，從而充分利用Internet 分發(fā)渠道的全部潛力。（參見(jiàn)圖3） EMC Documentum Web Publisher 使公司用戶能夠?qū)?nèi)容發(fā)送到Web ，并使超級(jí)用戶能夠自動(dòng)化復(fù)雜的發(fā)布工作。 EMC Documentum Site Delivery Services（EMC Documentum 站點(diǎn)提供服務(wù)）自動(dòng)化了向全球Web 場(chǎng)和服務(wù)器的內(nèi)容提供。

3. 數(shù)字資產(chǎn)管理

圖片設(shè)計(jì)人員、插圖繪制人員、布局和執(zhí)行藝術(shù)家及視頻編輯人員創(chuàng)建了大部分?jǐn)?shù)字資產(chǎn)，這些數(shù)字資產(chǎn)用來(lái)制作印刷品和廣播廣告活動(dòng)、銷(xiāo)售和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)宣傳品、產(chǎn)品目錄及網(wǎng)站等。為了有效地工作，這些用戶需要方便地找到、操作照片、插圖、圖片、動(dòng)畫(huà)、音頻和視頻之類的富媒體并利用它們。

EMC Documentum 數(shù)字資產(chǎn)管理(DAM) 產(chǎn)品為復(fù)雜的富媒體資產(chǎn)管理帶來(lái)了簡(jiǎn)潔性和易用性。帶Documentum 協(xié)作工具的本機(jī)集成還可確保為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資源管理和全球品牌管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

EMC Documentum Digital Asset Manager 為訪問(wèn)和使用富媒體文件提供了一個(gè)易于使用、基于瀏覽器的界面。EMC Documentum Media Services 提供了一系列用于捕獲、索引、轉(zhuǎn)換和提供媒體資產(chǎn)的功能。EMC Documentum Content Rendition Services 自動(dòng)化了標(biāo)準(zhǔn)桌面文檔從一種文件格式到另一種文件格式的轉(zhuǎn)換，從而使這些文檔可以無(wú)例外地提供給所有業(yè)務(wù)用戶。

4. 業(yè)務(wù)流程管理

在大多數(shù)公司中，勞動(dòng)密集型的手動(dòng)過(guò)程給業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)和成功設(shè)下難以突破的限制。而EMC Documentum 客戶可以利用EMC Documentum 業(yè)務(wù)流程管理(BPM) 產(chǎn)品來(lái)縮短周期，提高過(guò)程瓶頸的可見(jiàn)性，從而取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。結(jié)果加快了對(duì)客戶請(qǐng)求的響應(yīng)，能夠用同一基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)支持更高的業(yè)務(wù)量，出現(xiàn)人為錯(cuò)誤的可能性更小。

EMC Documentum Business Process Manager 允許人們方便地設(shè)計(jì)運(yùn)行在Documentum 平臺(tái)之內(nèi)和之外的業(yè)務(wù)流程。EMC Documentum Business Process Services 允許集成Documentum 平臺(tái)和外部系統(tǒng)（包括企業(yè)應(yīng)用程序、EAI 架構(gòu)和消息中轉(zhuǎn)程序、外部應(yīng)用程序和服務(wù)，以及個(gè)人用戶）之間的業(yè)務(wù)流程。EMC Documentum Forms Builder 允許用戶快速構(gòu)建電子表格，以作為業(yè)務(wù)流程的一部分捕獲數(shù)據(jù)。

5. 記錄管理

公司管理不善方面的新聞層出不窮，快速擴(kuò)展的法規(guī)要求，還有一些新出現(xiàn)的司法判例都迫使公司將更多內(nèi)容保留更長(zhǎng)一段時(shí)間?，F(xiàn)在，為業(yè)務(wù)決策、協(xié)議或活動(dòng)提供證明的所有文檔都必須作為記錄來(lái)保護(hù)。

EMC Documentum 記錄管理解決方案提供了一些管理在線和離線記錄的工具，因此，您可以知道什么內(nèi)容可以安全地刪除，以及在何時(shí)刪除。EMC Documentum Records Manager 允許公司創(chuàng)建、保護(hù)和訪問(wèn)記錄，并根據(jù)在系統(tǒng)上強(qiáng)制實(shí)施的管理、法規(guī)或法律規(guī)則經(jīng)濟(jì)高效地存檔或銷(xiāo)毀記錄。

6. 協(xié)作

成功實(shí)施項(xiàng)目需要各個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在工作上的高效溝通和配合。在今天的全球經(jīng)濟(jì)中，知識(shí)工人必須經(jīng)常與那些在公司的不同部門(mén)（往往在地球的另一端）的內(nèi)部合作者以及在防火墻之外的外部合作者密切配合。（參見(jiàn)圖4）EMC Documentum eRoom 提供了一個(gè)直觀的基于Web 的環(huán)境。在此，內(nèi)部和外部合作者可以共享內(nèi)容、交換看法、作出決策和跟蹤管理項(xiàng)目的提交項(xiàng)。

7. 公司治理和法規(guī)遵從性

公司治理倡議和嚴(yán)格的行業(yè)法規(guī)要求用一種端到端的方法來(lái)管理企業(yè)內(nèi)容。在內(nèi)容生命周期的每一點(diǎn)都必須使用正確的工具和策略來(lái)控制訪問(wèn)、提交、使用和更改。

EMC專門(mén)構(gòu)建的公司治理和法規(guī)遵從性解決方案提供了一個(gè)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和一套功能，它們可以管理信息的創(chuàng)建，存檔和最終處置以實(shí)現(xiàn)法規(guī)遵從性目標(biāo)。EMC Documentum Compliance Manager自動(dòng)化了高度管控的行業(yè)中受控內(nèi)容的共享和管理。EMC Documentum Records Manager允許公司創(chuàng)建、保護(hù)和訪問(wèn)記錄，并根據(jù)在系統(tǒng)上強(qiáng)制實(shí)施的管理、法規(guī)或法律規(guī)則經(jīng)濟(jì)高效地存檔或銷(xiāo)毀記錄。使用EMC Documentum的內(nèi)容存檔和檢索解決方案集硬件、軟件和服務(wù)于一體，可幫助在開(kāi)放系統(tǒng)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)法規(guī)遵從性目標(biāo)。用Mobius實(shí)現(xiàn)的內(nèi)容存檔和檢索解決方案集硬件、軟件和服務(wù)于一體，可幫助在大型機(jī)和開(kāi)放系統(tǒng)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)法規(guī)遵從性目標(biāo)。電子郵件存檔經(jīng)驗(yàn)證的解決方案利用EMC EmailXtender 的電子郵件存檔和檢索功能來(lái)存檔來(lái)自Exchange 和Lotus 環(huán)境的電子郵件內(nèi)容。EMC Centera 滿足了非結(jié)構(gòu)化信息的內(nèi)容尋址存儲(chǔ)的特定需求，其中包括針對(duì)法規(guī)遵從性的存檔需求。EMC Centera Governance Edition 和Compliance Edition Plus 以及CentraStar 操作系統(tǒng)為具有業(yè)務(wù)、法律或管理法規(guī)價(jià)值的信息資產(chǎn)提供了活動(dòng)存檔功能和高級(jí)保留和處置功能?；顒?dòng)存檔可確保讓有價(jià)值的信息資產(chǎn)能夠輕松地在線存取并保持真實(shí)性，而總體擁有成本與傳統(tǒng)介質(zhì)接近。

EMC Documentum通過(guò)提供了一組集成的內(nèi)容服務(wù)，首先，可以使企業(yè)的信息具有更多智能，幫助企業(yè)對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息提供管理，從創(chuàng)建到存檔直到銷(xiāo)毀。與其他解決方案不同的是，EMC Documentum在統(tǒng)一的停息基礎(chǔ)架構(gòu)中對(duì)所有內(nèi)容類型進(jìn)行管理。其次，可以精簡(jiǎn)企業(yè)協(xié)作型流程，使各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的信息，同時(shí)在一套解決方案中實(shí)現(xiàn)協(xié)作和業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一，從而可以有效保證企業(yè)的信息資產(chǎn)的保護(hù)和利用，帶來(lái)企業(yè)成本的減少和效益的提高。

EMC正在幫助企業(yè)改善總體擁有成本、提高服務(wù)級(jí)別、簡(jiǎn)化復(fù)雜的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)。EMC Documentum是企業(yè)內(nèi)容管理(ECM) 市場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)者，其獨(dú)特能力能夠?yàn)樗袃?nèi)容類型提供了單個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，并有與協(xié)作和策略驅(qū)動(dòng)的存儲(chǔ)管理集成在一起的強(qiáng)大的業(yè)務(wù)流程管理功能。同時(shí)，其具有的擴(kuò)展性和靈活性，使得部署規(guī)模從部門(mén)到企業(yè)，覆蓋7,000 多個(gè)客戶，它提供了覆蓋范圍最廣的產(chǎn)品和解決方案，以及最強(qiáng)大的開(kāi)發(fā)人員和服務(wù)提供商網(wǎng)絡(luò)。

多易