SOP(Standard Operation Procedure)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，將某一個(gè)崗位的所涉及面臨的工作標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來(lái)，用來(lái)指導(dǎo)和規(guī)范日常的工作。

1.將企業(yè)積累下來(lái)的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)，記錄在標(biāo)準(zhǔn)文件中,以免因技術(shù)人員的流動(dòng)而使技術(shù)流失。

2.使人員經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)，快速掌握較為先進(jìn)合理的技術(shù)，大幅降低培訓(xùn)成本。

3.根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，非常易于追查工作中產(chǎn)生問(wèn)題的原因。

4.樹(shù)立良好的作業(yè)形象，依此來(lái)取得客戶信賴與滿意。

5.貫徹ISO核心(說(shuō)，寫(xiě)，做一致)，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、流程條理化、標(biāo)準(zhǔn)化、形象化、簡(jiǎn)單化。

6.企業(yè)最基本﹑最有效的管理工具。

以把大象裝冰柜為例:可能SOP中就應(yīng)是這樣的描述(意想操作),首先,操作人員需正面面對(duì)冰柜,雙腿直立,將大象放置右腳側(cè)50厘米處,右手以45度角向上抬起冰箱門(mén)后,換左手支撐冰箱門(mén),右手提起大象,向上抬約1米,超冰柜平面40-60厘米,平移50厘米,右手下放,將大象放置冰箱底部,左手關(guān)閉冰柜門(mén).檢察冰柜是否封閉嚴(yán)緊(描述中的角度,過(guò)程,檢查是均經(jīng)過(guò)科學(xué)化的實(shí)驗(yàn),論證,即為最省力,最簡(jiǎn)便,最適當(dāng),質(zhì)量保證最好的)SOP提升企業(yè)日常運(yùn)行效率和運(yùn)行效果

在企業(yè)中，由于許多崗位的人員經(jīng)常會(huì)發(fā)生變動(dòng)，不同的人由于不同的成長(zhǎng)經(jīng)歷、性格、學(xué)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，可能做事情的方式和步驟各不相同，最終的效果也會(huì)有所差異。即使做事的方式和步驟有相同，但做每件事的標(biāo)準(zhǔn)和度仍會(huì)有一些差異，比方說(shuō)，我們經(jīng)常會(huì)在一些窗口行業(yè)看到“微笑服務(wù)”，他們的經(jīng)理人員和上級(jí)也會(huì)對(duì)員工有這樣的要求，但到底什么是微笑，可能每個(gè)人都會(huì)有不同的理解。SOP的作用在于把工作的每個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行量化和規(guī)范。比如上邊提到的“把大象裝冰柜”的例子。

SOP本身是在實(shí)踐操作中不斷進(jìn)行總結(jié)、優(yōu)化和完善的產(chǎn)物，在這一過(guò)程中積累了許多人的共同智慧，因此相對(duì)比較優(yōu)化，能提高做事情的效率，同時(shí)也能夠保證事務(wù)的處理效果不因?yàn)閳?zhí)行人不同而產(chǎn)生較大的影響。有了SOP，保證企業(yè)日常工作的連續(xù)性和相關(guān)知識(shí)的積累，也無(wú)形中為企業(yè)節(jié)約了一些管理投入成本。特別是在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化、競(jìng)爭(zhēng)全球化的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，更是如此。

協(xié)同OA在企業(yè)SOP體系建設(shè)中的應(yīng)用

前面提到，“SOP本身是在實(shí)踐操作中不斷進(jìn)行總結(jié)、優(yōu)化和完善的產(chǎn)物”，這決定了SOP體系必須要建立在完善的知識(shí)管理和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫葓?zhí)行體系上，協(xié)同OA要能夠提供知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的積累、隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，以及知識(shí)的分享、利用、創(chuàng)新，提供閉環(huán)管理工具，才能真正為SOP體系的建立提供幫助。

泛微咨詢副總裁袁立松向筆者介紹，SOP體系建設(shè)的兩個(gè)必要條件，是有良性的知識(shí)管理體系和制度流程執(zhí)行體系，與協(xié)同OA知識(shí)管理、流程固化的應(yīng)用非常吻合。哪項(xiàng)業(yè)務(wù)怎么做比較有效率，并且能保證結(jié)果最優(yōu)。SOP要回答好這個(gè)問(wèn)題，就必然需要知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的積累、驗(yàn)證、跟蹤、分析，才能最終形成標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序。這需要借助強(qiáng)大的管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

SOP中有兩個(gè)很重要的概念，就是流程和控制點(diǎn)。在協(xié)同OA平臺(tái)上，也有很多控制點(diǎn)，具體表現(xiàn)在單個(gè)流程中，比如說(shuō)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單。通過(guò)SOP要告訴一個(gè)新人，該怎么去填一張合適的費(fèi)用報(bào)銷單。協(xié)同OA平臺(tái)上的費(fèi)用報(bào)銷流程也是這樣的功效，告訴他報(bào)銷單上哪些是必填的、報(bào)銷方式有幾種，怎么填才是正確的，等等。不是簡(jiǎn)單的紙質(zhì)流程電子化，還有更多的就是對(duì)控制點(diǎn)的把握。然后通過(guò)流程分析，就能得到最佳的作業(yè)流程和作業(yè)方法。

SOP的過(guò)程是一個(gè)繁瑣、枯燥的過(guò)程，但是對(duì)企業(yè)來(lái)講，也是一項(xiàng)重要的工作。如何讓SOP的工作能夠循序漸進(jìn)，也需要借助協(xié)同OA這樣的平臺(tái)。泛微協(xié)同OA系統(tǒng)里針對(duì)某個(gè)崗位或者某項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)所形成的知識(shí)地圖等，各類流程亦可以通過(guò)流程監(jiān)測(cè)與分析找到最佳的執(zhí)行路徑。這些都可以成為制訂SOP的參考素材。

什么是SOP？對(duì)于很多人來(lái)講，這可能并不是一個(gè)熟悉的概念。因?yàn)楹苌儆衅髽I(yè)能夠真正做到這一點(diǎn)。但事實(shí)上，SOP體系的建立對(duì)企業(yè)的運(yùn)行效率和運(yùn)行效果有著極其重要的作用。