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盡管企業(yè)深思熟慮三年、五年之后的信息化目標(biāo)，才引進(jìn)了一套OA辦公系統(tǒng)，但卻仍常常出現(xiàn)員工使用MSN或QQ等即時通訊工具進(jìn)行交流的情況，OA辦公系統(tǒng)被企業(yè)員工束之高閣，OA辦公系統(tǒng)成了一個雞肋，“棄之可惜，食之無味”，似乎只是CIO討好老板的工具。

那么為何會出現(xiàn)這樣的情況呢?有兩個方面的原因，一是企業(yè)沒有選擇好適合企業(yè)自身發(fā)展的OA辦公系統(tǒng)，另外一個原因就是企業(yè)高層管理思路不清晰。

目前國內(nèi)的協(xié)同OA廠商達(dá)1000家之多，雖然產(chǎn)品形態(tài)各異，但還是難以避免同質(zhì)化現(xiàn)象的出現(xiàn)，這在不同程度上為企業(yè)選型帶來了困擾。一個協(xié)同OA項(xiàng)目在招標(biāo)過程中，往往會出現(xiàn)多家OA辦公系統(tǒng)廠商競標(biāo)，這有一定的好處，企業(yè)可以擇優(yōu)選擇。但問題在于競標(biāo)OA辦公系統(tǒng)廠商往往會站在自己的立場描述自身產(chǎn)品的優(yōu)勢，迎合客戶的長遠(yuǎn)規(guī)劃，為其勾勒出一副宏偉的藍(lán)圖。這時企業(yè)早已將自身需求拋到腦后，“這山望著那山高”的心態(tài)最終導(dǎo)致迷失在各種協(xié)同OA的DEMO 中，結(jié)果便是由于耽擱時間太久，只能倉促的結(jié)束了這場選型的拉鋸戰(zhàn)，盲目的上了OA項(xiàng)目。但項(xiàng)目驗(yàn)收后，軟件廠商不再提供后期服務(wù)，這時的企業(yè)才恍然大悟這套OA辦公系統(tǒng)不適合企業(yè)發(fā)展和管理模式。

另一方面，企業(yè)本身也有著不可推卸的責(zé)任。在信息化過程中，往往是一個模糊的開始，在信息化項(xiàng)目推進(jìn)過程中，理論、思想、技術(shù)、知識體系也都在不斷發(fā)生變化，效果與初衷會發(fā)生很大變化，因此，動輒“三年、五年”的信息化目標(biāo)對于企業(yè)信息化主管來說并不完全適用，明確提出幾年后要達(dá)到什么樣的效果，尤其是數(shù)字上的效果更不可取。“目標(biāo)量化”已經(jīng)成為企業(yè)用戶的通病。而且，從國內(nèi)企業(yè)自身的管理體系現(xiàn)狀來看，許多企業(yè)與國際先進(jìn)管理思想還存在著較大差距，大躍進(jìn)式的信息化改革很難在企業(yè)內(nèi)部行之有效的推廣開來，上了一套協(xié)同OA，而員工之間還在使用MSN或QQ等即時通訊工具交流的情況比比皆是，協(xié)同軟件成了一個“花瓶”，似乎只是CIO討好老板的工具，“棄之可惜，食之無味”。

造成這種雞肋局面，主要還是由于企業(yè)對用戶實(shí)際需求，或者說是核心需求的理解不清。因此解決辦法就是上一套OA辦公系統(tǒng)之前，OA辦公系統(tǒng)廠商應(yīng)該先確定企業(yè)需求，如果是用戶明確的需求可以用現(xiàn)在的產(chǎn)品解決那就可以直接用現(xiàn)在的功能模塊，如果是達(dá)不到的要求還可以進(jìn)行二次開發(fā)，這樣就可以通過現(xiàn)有功能和二次開發(fā)解決掉用戶的全部問題。實(shí)現(xiàn)用戶想達(dá)到的效果。

明確需求之后，OA辦公系統(tǒng)不僅提供一個數(shù)字化的虛擬企業(yè)環(huán)境，解決企業(yè)管理過程中繁瑣的事件，使復(fù)雜的事件延著既定的規(guī)則獲得解決，從而將企業(yè)員工從重復(fù)的勞動中獲得解脫，將精力放在工作的改進(jìn)和創(chuàng)新上，也將企業(yè)管理者從繁雜的小事中解脫出來，使其能夠更關(guān)注企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展，真正獲得員工與組織的和諧快速發(fā)展。