記者:CIO在召集開上述會(huì)議前應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備?

廖善榕：我的經(jīng)驗(yàn)是會(huì)前準(zhǔn)備越充分，會(huì)議的效果越好。開會(huì)前，會(huì)議召集人首先必須明確會(huì)議的議題、要達(dá)到的目的，對(duì)會(huì)議要討論什么、要形成什么決議要心中有數(shù)。其次，會(huì)前還應(yīng)明確哪些人應(yīng)該到會(huì)和準(zhǔn)備如何開會(huì)，如會(huì)議的議程是什么、什么時(shí)間開、在哪里開、誰主持、誰記錄，要提前發(fā)通知，做好安民告示，讓參會(huì)者提前做好準(zhǔn)備。此外，還要考慮是否要發(fā)材料、發(fā)哪些材料、是會(huì)前發(fā)還是會(huì)中發(fā)、哪些人是必須發(fā)言的等。

袁天鵬：我認(rèn)為，開會(huì)前，一定要把會(huì)議要討論的議題準(zhǔn)備清楚，這個(gè)準(zhǔn)備清楚，是指要有具體的信息和方案，不能到開會(huì)的時(shí)候大家現(xiàn)場(chǎng)去想方案、現(xiàn)場(chǎng)去"創(chuàng)意"，而必須是開會(huì)之前，每個(gè)人都了解會(huì)議要解決的問題，然后各自思考方案，并且開會(huì)前CIO或會(huì)議組織者要選擇一套方案作為討論的"基準(zhǔn)"。很多企業(yè)習(xí)慣于開"頭腦風(fēng)暴"會(huì)，很多人湊到一起，現(xiàn)"磕"現(xiàn)"磨"，這種方式不能說沒有效果，但成本往往是相當(dāng)高的。

另外很多時(shí)候，讓大家提前思考方案，但沒有人思考，只好用開會(huì)的方式"逼"著大家思考。這實(shí)際上屬于責(zé)任心的問題，可能需要用其他的制度，例如激勵(lì)制度、獎(jiǎng)懲制度、更合理的分工制度等來加以解決。還有，"頭腦風(fēng)暴"的方式，更適合相對(duì)小的團(tuán)隊(duì)，可以指派一個(gè)或若干信息收集團(tuán)隊(duì)和方案起草團(tuán)隊(duì)， "頭腦風(fēng)暴"出了個(gè)結(jié)果了，再開正式的會(huì)議。

賴茂生：不論召開什么會(huì)，事先都必須做好充分準(zhǔn)備，否則，會(huì)議一旦開起來，往往效率低，很難取得預(yù)期結(jié)果。這也是CIO在召集會(huì)議時(shí)應(yīng)當(dāng)特別注意的。例如，如果是召開新系統(tǒng)引進(jìn)的論證會(huì)，事先就要做好充分的調(diào)查研究，了解清楚各種候選系統(tǒng)的各種性能和優(yōu)缺點(diǎn)，包括系統(tǒng)的易用性、價(jià)格、穩(wěn)定性、性價(jià)比、售后服務(wù)、廠商品牌、同行應(yīng)用案例等，并在會(huì)上將這些相關(guān)材料和數(shù)據(jù)展示給與會(huì)者。

記者:在開會(huì)時(shí)，CIO應(yīng)該注意哪些，以取得預(yù)期效果?

廖善榕：一個(gè)會(huì)開得好不好，我覺得應(yīng)該看三個(gè)方面。首先看是否達(dá)到了會(huì)議的目的，該統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)是否統(tǒng)一了，該形成的決議是否形成了。其次，要看大家的意見是否得到充分的表達(dá)，大家的意見是否是其真實(shí)的意思，會(huì)議不能搞成一言堂，也不能讓參會(huì)者言不由衷。再者，會(huì)議要講究效率，不拖泥帶水，不要無休止地糾纏于無關(guān)緊要的細(xì)枝末節(jié)，不要開成馬拉松會(huì)議。

袁天鵬：我認(rèn)為開會(huì)要以結(jié)果為導(dǎo)向。糾纏于過去的事情(某件事情是怎么發(fā)生的、誰做了什么、沒做什么、是誰的責(zé)任等等)，都于事無補(bǔ)，還會(huì)發(fā)生各執(zhí)一詞、互相推諉、跑題連連的問題，而真正要解決的問題卻不了了之。所以先拿出一套"基準(zhǔn)"的解決方案，一旦開始糾纏于"過去"，就趕緊拉回來，面向 "未來"(也就是解決問題的方案)，討論怎么解決。

賴茂生：我覺得是否取得預(yù)期效果取決于CIO對(duì)以下幾點(diǎn)的把握：一取決于會(huì)前準(zhǔn)備是否充分;二取決于會(huì)議主持人的會(huì)議掌控能力;三取決于與會(huì)者的合作態(tài)度。怎樣的會(huì)議才算成功呢?標(biāo)志是解決了問題，形成了決策意見，與會(huì)者能暢所欲言，在民主的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了集中，大家在認(rèn)識(shí)上達(dá)到了一致或者愿意求同存異，會(huì)后愿意去貫徹實(shí)施會(huì)議的決定。這樣就有可能提高執(zhí)行力和組織的競(jìng)爭(zhēng)力。

因此，開會(huì)要注意五個(gè)方面，一是討論的問題要清楚;二是開會(huì)的目的要明確;三是會(huì)前準(zhǔn)備要充分，包括會(huì)中出現(xiàn)意外時(shí)的應(yīng)對(duì)方案;四是會(huì)議議程要合理;五是會(huì)議主持人既要按議程引導(dǎo)會(huì)議順利進(jìn)行，又要根據(jù)會(huì)議進(jìn)程和實(shí)際情況靈活掌控。

記者:通常情況下，有哪些會(huì)議規(guī)則可以保證CIO開好會(huì)?

廖善榕：我認(rèn)為開好會(huì)是有一些基本規(guī)則的。主要有：一是民主集中制原則，先民主，后集中，少數(shù)服從多數(shù)。二是獨(dú)立原則，各人發(fā)表各人的意見，不要指責(zé)、批判前面的發(fā)言，更不能對(duì)其他與會(huì)者進(jìn)行人身攻擊，要提建設(shè)性意見，不要只是這也不行、那也不行，要多發(fā)表怎樣更好的意見。三是平等原則，與會(huì)者都應(yīng)發(fā)表意見，并且在人格上應(yīng)該人人平等，不要官大壓人、店大欺主，也不要人云亦云，無原則地附和?，F(xiàn)實(shí)中往往級(jí)別高的人發(fā)表意見后，級(jí)別低的人就不敢再發(fā)表不同意見了。因此，要使大家都發(fā)表意見，發(fā)言順序最好從級(jí)別低的到級(jí)別高的，級(jí)別越高的越在后面發(fā)言。四是默認(rèn)原則，必須明確不發(fā)言的視為同意會(huì)議決議，同樣承擔(dān)履行會(huì)議決議的責(zé)任，以提高與會(huì)者的責(zé)任心。

袁天鵬：我認(rèn)為最基本的規(guī)則是要保護(hù)每一個(gè)參與者的發(fā)言權(quán)。比如最基本的一些規(guī)則：不打斷，限時(shí)間，不跑題，不攻擊。也就是說，無論誰說都約定一個(gè)時(shí)間限制，如不超過兩分鐘、3分鐘。這個(gè)人說的時(shí)候，無論說得對(duì)、錯(cuò)、偏頗、滑稽，只要不跑題，只要沒有攻擊別人，那么就不允許打斷。這樣每個(gè)人可以很體面、很從容地把自己的話說完，大家就會(huì)保持在理性狀態(tài)。

賴茂生：議事規(guī)則肯定是需要的。不同類型的會(huì)議可以有不同的議事規(guī)則。CIO是負(fù)責(zé)一個(gè)組織的信息化建設(shè)和信息資源管理的高級(jí)主管。他主持的會(huì)議一般都是要解決實(shí)際問題的，所以在議事規(guī)則方面應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)：民主、務(wù)實(shí)、高效。

記者:開會(huì)時(shí)的陷阱或不利狀況是什么?開會(huì)結(jié)束時(shí)應(yīng)該做什么?作為CIO有無應(yīng)該特別注意的?

廖善榕：開會(huì)時(shí)的不利狀況主要有：一是大家都不發(fā)言，會(huì)議冷場(chǎng);二是發(fā)言跑題，天馬行空，不著邊際;三是觀點(diǎn)過于分散，無法形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí);四是與會(huì)者喪失理智，互相攻擊;五是會(huì)議不了了之，會(huì)議結(jié)束時(shí)沒有歸納、總結(jié)，與會(huì)者不知所云。因此，會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)發(fā)表總結(jié)講話，歸納大家的意見，形成結(jié)論，并安排好后續(xù)工作。有的要指定具體人員編寫會(huì)議紀(jì)要;有的形成決議后要上報(bào)有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo);有的要安排落實(shí)。沒有形成決議的，要明確下一步怎么辦。這些對(duì)CIO來說也不能例外。

袁天鵬：其實(shí)，開會(huì)時(shí)陷阱有很多。例如，開會(huì)通知只說一個(gè)非?；\統(tǒng)的議題，如"討論一下戰(zhàn)略"、"分析一下要不要引入某某系統(tǒng)"、"如何解決某某問題"等。參會(huì)者沒看過會(huì)上要用的關(guān)鍵文件，沒有對(duì)問題仔細(xì)思考過。又如，會(huì)議中開始糾纏于"過去"，開始追究是誰的責(zé)任，反而忘了開會(huì)的目的是要解決問題。放任會(huì)議這樣發(fā)展下去，會(huì)議就會(huì)變成一個(gè)權(quán)力斗爭(zhēng)的戰(zhàn)場(chǎng)，而不是增進(jìn)溝通、解決問題的平臺(tái)。

所以說，開會(huì)的原則是相通的，開好會(huì)并不能簡(jiǎn)單地取決于一兩件事情，它是一個(gè)系統(tǒng)工程。

賴茂生：我認(rèn)為最大的陷阱是情況不明，例如對(duì)要討論的問題的實(shí)質(zhì)、難度和背景不清楚，對(duì)與會(huì)者的情況不了解等。在會(huì)議中，一旦發(fā)生不利情況或者意外，要啟動(dòng)預(yù)案加以應(yīng)對(duì)。

記者:會(huì)議結(jié)束后，CIO是否應(yīng)該進(jìn)行某些情況的追蹤?為什么?

廖善榕：開會(huì)是為了解決疑難問題。疑要解惑，難要克服，要提出對(duì)策。因此，會(huì)后進(jìn)行追蹤是必要的。一要追蹤會(huì)議結(jié)束時(shí)安排的工作是否落實(shí)?二要追蹤會(huì)上提出的問題是否真正得到解決?三要追蹤相關(guān)人員對(duì)會(huì)議本身和會(huì)后落實(shí)工作的反映?四要從中找到一些規(guī)律性的東西供以后工作借鑒。

袁天鵬：我的經(jīng)驗(yàn)是會(huì)議結(jié)束后，必須要有跟蹤。這可以有專人負(fù)責(zé)，也可以指定匯報(bào)結(jié)果的期限和方式;對(duì)于有連續(xù)性的會(huì)議，可以在每次開會(huì)的一開始，先聽取上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況匯報(bào)。

賴茂生：一般來說，會(huì)議結(jié)束后需要繼續(xù)跟蹤會(huì)議決策的貫徹執(zhí)行情況。因?yàn)椋私馀c會(huì)者對(duì)會(huì)議的看法和意見，以及會(huì)議組織者總結(jié)會(huì)議召開的成功和不足之處，都需要繼續(xù)跟蹤。

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