圖1 新舊系統(tǒng)的關(guān)系圖
李明計劃從期初數(shù)據(jù)的準備工作入手。李明想："情況稍微有點復雜，但還難不倒我。"他為期初數(shù)據(jù)處理確定了3個基本原則：1.新系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)必須和舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完全一致;2.新系統(tǒng)的庫存必須賬實相符;3.切換前一天仍在執(zhí)行過程中的銷售訂單需要作為期初銷售訂單輸入系統(tǒng)。
按以上原則，李明整理出了舊系統(tǒng)和新系統(tǒng)的關(guān)系圖。假如某筆銷售訂單只有部分發(fā)貨，按賬實相符的原則，在7月31日的期末庫存中不應(yīng)包括已經(jīng)發(fā)貨的產(chǎn)品。因此，在7月3l日，項目組必須進行一次完整的庫存盤點，以檢查出已發(fā)貨卻未入賬的部分，隨后根據(jù)盤點的結(jié)果更新舊財務(wù)系統(tǒng)的存貨及相關(guān)其他科目。
由于ERP系統(tǒng)是分模塊的集成系統(tǒng)，所以不同科目的期初余額是在不同的模塊中分別輸入的，系統(tǒng)自動更新到總賬模塊中。圖1涉及到ERP庫存管理模塊、應(yīng)收賬款模塊和總賬模塊?？傎~模塊兩邊的箭頭代表了自動更新總賬。由于是分模塊的輸入，所以項目組專門設(shè)置了系統(tǒng)切換的過渡科目，作為所有科目輸入時的對方科目。最后，當期初數(shù)據(jù)全部輸入完畢后，該科目的余額應(yīng)該結(jié)平。
當舊系統(tǒng)7月31日月末結(jié)賬完成后，項目組將根據(jù)盤點的清單和財務(wù)上的商品價格，將庫存的期初余額導入ERP系統(tǒng)的庫存管理模塊，同時將應(yīng)收賬款的明細科目導入應(yīng)收賬款模塊，其他的科目也是分模塊按各自的要求導入系統(tǒng)。圖1中從舊財務(wù)系統(tǒng)到庫存管理模塊和應(yīng)收賬款模塊的箭頭以及從銷售訂單到銷售模塊的箭頭就代表了這種導入的過程。由于舊系統(tǒng)的存貨數(shù)據(jù)已根據(jù)實際盤點調(diào)整過，所以新系統(tǒng)的庫存管理模塊是賬實相符的。
與此同時，對于7月31日未執(zhí)行完畢的銷售訂單，也應(yīng)當導入系統(tǒng)的銷售模塊，只是不能將整張訂單導入，而是應(yīng)當扣除7月31日以前已經(jīng)發(fā)貨的部分。圖1左上方的箭頭代表了期初銷售訂單的導入。
分析完期初數(shù)據(jù)的準備工作，李明覺得很滿意，畢竟這看上去不太復雜，接下來應(yīng)該是具體的切換計劃了。
制定新舊系統(tǒng)切換計劃
圖2 計劃的系統(tǒng)切換時間表
圖2是李明設(shè)計的切換計劃。在7月20日之前，關(guān)于庫存地點以及所有的物料主數(shù)據(jù)必須都導入ERP系統(tǒng)。7月30日，也就是系統(tǒng)切換大盤點的前一天，盤點計劃和盤點表格必須下發(fā)無誤。7月31日停產(chǎn)一天正式盤點。8月1日盤點結(jié)束，財務(wù)人員匯總盤點結(jié)果，開始在舊系統(tǒng)上進行7月份的月末結(jié)賬。月末結(jié)賬預計耗費15天，到8月15日舊系統(tǒng)月末結(jié)賬完畢。隨后，信息技術(shù)部和財務(wù)部再花兩天時間將舊系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)整理和轉(zhuǎn)化成符合ERP系統(tǒng)導入的格式。這項工作將在8月1 7日完成，隨后再花3天將期初數(shù)據(jù)批輸入ERP系統(tǒng)。這時已經(jīng)是8月20日。
由于在新系統(tǒng)上線的第一個月，也就是8月，新舊系統(tǒng)必須并行運行，所以財務(wù)部同時在兩個系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)。與7月的月末結(jié)賬的時間一樣，舊系統(tǒng)在9月15日完成8月的月末結(jié)賬。與此同時，從8月20日起，所有相關(guān)部門都開始在新的ERP系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)。這樣經(jīng)過一個月的時間，到9月20日，新系統(tǒng)8月也結(jié)賬完畢。隨后用5天時間完成新舊系統(tǒng)的對賬。到了9月25日，整個系統(tǒng)切換工作將徹底完成。用戶將完全在新的ERP系統(tǒng)中開始處理9月份的新業(yè)務(wù)。當然這時仍有25天的工作要追趕，但李明認為，經(jīng)過了并行加上ERP的強大功能，再加上一點努力，完全可以順利地追上20多天的業(yè)務(wù)。
李明的計劃很順利地通過了項目組的審定。激動人心的系統(tǒng)切換就要開始了。
主數(shù)據(jù)最先暴露出問題
事情從一開始就不太順利。這個項目的一個特點就是，這家公司的物料主數(shù)據(jù)非常多，而且各個部門的物料編碼規(guī)則是不同的。按計劃，7月20日是主數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)的最后一天，但是別說物料清單了，連物料主數(shù)據(jù)都沒有整理完。為了在新系統(tǒng)運行前把主數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)，項目組的部分物流顧問和關(guān)鍵用戶也放下了用戶接受程度測試工作，投入到數(shù)據(jù)的整理工作中。最后，項目組晚了兩天才勉強把商品主數(shù)據(jù)批輸入了系統(tǒng)，幾個顧問和關(guān)鍵用戶為此一連加了幾天班。
7月31日，公司停產(chǎn)一天，開始全面的盤點。盤點進行得還算順利，負責庫存管理的顧問和關(guān)鍵用戶也參與了監(jiān)盤工具。他們回來后告訴項目經(jīng)理和李明：情況挺好，只是倉管員們對整理后的物料編碼還不太熟悉，基本上都是按名稱和規(guī)格來盤的，而且發(fā)現(xiàn)很多沒有編碼的物料，只好臨時用名稱來記錄。
8月14日，離預定的舊系統(tǒng)月末結(jié)賬完成還有一天，李明真有點著急了。財務(wù)部告訴他，可能會來不及。這次上線把原來的一些問題全暴露出來了，比如說庫存賬實不符，財務(wù)部和庫存部門的物料編碼不同等。
8月17日，在晚了兩天以后，財務(wù)部終于完成了舊系統(tǒng)7月份的結(jié)賬。公司的信息技術(shù)部把舊財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導成電子表格就交給李明，而沒有做整理和導入。李明找到項目經(jīng)理，幾個顧問商量了一陣，決定與其爭吵浪費時間，不如顧問自己做整理和導入。接下來的四天是沒日沒夜的。8月22日凌晨，所有的期初數(shù)據(jù)終于都批輸入了系統(tǒng)，系統(tǒng)切換過渡科目也對平了。當然，在導入的過程中，碰到了不少問題，有些得不到的信息在輸入時只能用虛擬資產(chǎn)、虛擬物料、虛擬利潤中心等方式臨時解決。不過到目前為止，只落后計劃兩天，大家都很有信心。
8月22日從凌晨開始，新系統(tǒng)停機做全備份，上午大部分的顧問都在睡覺。下午李明到財務(wù)部轉(zhuǎn)了一圈，大家都忙著在舊系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)。財務(wù)經(jīng)理說，新系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)準備工作已經(jīng)宣布完成了。不過大家今天都很忙，所以沒空在新系統(tǒng)中處理業(yè)務(wù)。
8月23日項目經(jīng)理召集項目組和各部門負責人開會，重申了時間要求：根據(jù)項目計劃，我們現(xiàn)在已經(jīng)落后了，新系統(tǒng)的輸入必須立刻開始，9月20日前必須結(jié)束。但是各部門都抱怨說，最終用戶實在沒有技能也沒有信心操作新系統(tǒng)，況且當初的培訓和現(xiàn)在的實際操作是兩碼事。最后平衡的結(jié)果是：大部分的顧問都放下手頭的事，全面投入用戶支持工作，挑選一部分接受能力強的用戶先開始新系統(tǒng)的輸入，隨后再推廣到其他用戶。
問題全面爆發(fā)
在8月24日之后的一個多星期里，項目組經(jīng)歷了真正的考驗。
因為輸入的都是8月份已經(jīng)處理過的業(yè)務(wù)，所以這僅僅是輸入，而不是業(yè)務(wù)流程處理。各部門在這個過渡階段的銜接工作是原來沒有考慮的。比如財務(wù)部要做銷售訂單開票，卻發(fā)現(xiàn)倉管部門的該筆發(fā)貨還沒有追進去，而新的流程要求開票必須有相關(guān)的發(fā)貨記錄。這時，財務(wù)只能先跳過這筆業(yè)務(wù)。同樣的，倉管部門在做發(fā)貨時根本無法從舊的發(fā)貨單上知道是新系統(tǒng)中哪張銷售訂單的貨，幸好新系統(tǒng)的查詢功能還不錯，可以從銷售的商品、客戶等信息追蹤查找銷售訂單，但是進度和準確性大打折扣。
期初銷售訂單的問題也很大。按計劃，銷售部門需要提供的期初銷售訂單是必須扣除7月31日以前已發(fā)貨的剩余未執(zhí)行部分。但是銷售部和財務(wù)部不同，銷售員們根本沒有像財務(wù)人員這樣嚴格的期間概念。很多的期初銷售訂單都沒有扣除已發(fā)貨部分或者扣錯了，結(jié)果是期初銷售訂單可能會被重復發(fā)貨。
當銷售員開始錄入新的銷售訂單時，主數(shù)據(jù)的問題暴露出來了。之前在準備客戶主數(shù)據(jù)的時候，公司曾要求銷售員將現(xiàn)有客戶檔案報給風險管理部統(tǒng)一整理和編號，但是很多銷售員都沒有報全。出于歷史原因，公司的客戶檔案被銷售員視做個人財產(chǎn)，在流程設(shè)計時考慮到了這種習慣。公司管理層和風險管理部有權(quán)限看到所有客戶主數(shù)據(jù)，銷售員之間是不共享客戶數(shù)據(jù)的。除了7月底財務(wù)賬上有的客戶外，很多銷售員沒有提供其他客戶的數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在銷售員要在新系統(tǒng)中管理銷售訂單了，可是很多客戶的主數(shù)據(jù)在新的ERP系統(tǒng)中都沒有，因而貨發(fā)不出去，銷售員們怨聲載道。沒別的辦法，項目組重新要求銷售員上報客戶數(shù)據(jù)，風險管理部加班加點地輸入客戶數(shù)據(jù)，由于太零散，也太急，批輸入程序被放在一邊，風險管理部的幾個用戶在銷售員的催促下已經(jīng)眼冒金星了。很多不完整的數(shù)據(jù)只能用缺省值應(yīng)付了。
9月3日一早，項目組和各部門的負責人開會，討論一個重要的決定：9月份還要并行。理由很簡單：目前新系統(tǒng)8月的輸入進展實在太緩慢了，什么時候能輸完對完賬誰都不敢說?，F(xiàn)在放棄舊系統(tǒng)風險太大，沒人負得起這個責任。
對于新系統(tǒng)大家已經(jīng)不抱希望能夠追上實際業(yè)務(wù)了，目前也只能把這次切換和上線作為對新系統(tǒng)的測試、驗證和培訓。最后決定在公司5個事業(yè)部中，挑選兩個比較配合的部門進行重點突擊，爭取盡快輸完8月份的數(shù)據(jù)，進入對賬階段。
總結(jié)對賬難題 準備二次上線
10月8日對賬正式開始了，財務(wù)部仍然沒有人手可以提供，項目經(jīng)理只好讓所有的財務(wù)顧問都加入了對賬。在開始之前，李明羅列了一下困難和注意事項。
1.因為所有模塊同時切換，所以相當大的一部分財務(wù)憑證是通過集成自動生成的，而且在產(chǎn)品成本的核算方法上新舊系統(tǒng)還存在不同，因此無法通過新舊憑證的相互參照號來進行自動核對，只能用自上而下的方式核對，即試算平衡表→科目→憑證分組→憑證的方式檢查。
2.項目組新舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)下載到電子表格后進行核對，發(fā)現(xiàn)錯誤不能直接在系統(tǒng)上修改，而要在系統(tǒng)外編制調(diào)整分錄。這主要是因為參與對賬的人多，而且是分科目對賬的，不是記賬的人自己在核對，所以如果直接更正系統(tǒng)，極有可能出現(xiàn)一個錯誤被重復更正的情形。
3.新舊系統(tǒng)的差異如何處理是一個不折不扣的難題。如果差異是新系統(tǒng)輸入錯誤造成的，那最簡單，只要調(diào)整新系統(tǒng)就行了。如果差異是舊系統(tǒng)輸入錯誤造成的，問題就麻煩了。此外，由于憑證的數(shù)量巨大，而且又不是記賬者自己對賬，所以要找出所有差異的原因幾乎是不可能的。因此，項目組只能參考審計中的重要性原則，找出重要的差異，對于小差異則直接編制調(diào)整分錄。
4.如何處理調(diào)整分錄，是一個傷腦筋的問題。比如由于產(chǎn)品成本核算方式不同造成的差異，通過報表可以解釋差異和編制調(diào)整分錄，但是在新系統(tǒng)中如何調(diào)整呢?一種方法是根據(jù)舊系統(tǒng)的產(chǎn)品成本在新系統(tǒng)中重估庫存，但是這樣做的工作量是相當大的;另一種方法是直接在財務(wù)上調(diào)整，作類似商品成本差異科目處理，但是這種做法在以后的月份中還是要考慮它的分攤，等于將工作量向后移了。不過在這個項目中李明還不用太苦惱，因為并行已經(jīng)變成了測試，只要找到重要的差異，編制調(diào)整分錄將新舊系統(tǒng)報表調(diào)平，對賬報告雙方簽字確認就可以了。計劃中的五天對賬顯然大大低估了對賬的工作量，雖然5個事業(yè)部只對兩個，項目組仍然花了3個星期才完成了對賬報告。
在10月的最后幾天，終于對平了兩個事業(yè)部8月的賬。接下來怎么辦?項目組決定用幾個星期的時間重新整理流程和主數(shù)據(jù)，培訓用戶，隨后清空系統(tǒng)，準備做第二次切換和上線。希望第二次切換將是嶄新的和成功的。
(本文中提到的人名為化名。)
數(shù)據(jù)導入的策略
數(shù)據(jù)導入的策略是指采用什么方式進行數(shù)據(jù)的導入。結(jié)合不同的導入方法，主要有一次導入、分次導入、先錄后遷、先遷后補等幾種方式可供選擇。
一次導入是通過數(shù)據(jù)導入工具或?qū)氤绦颍瑢⑿枰臍v史數(shù)據(jù)一次性全部導入到新系統(tǒng)中。一次導入的優(yōu)點是導入實施的過程短，相對分次導入，導入時涉及的問題少，風險相對比較低。其缺點是工作強度比較大，由于實施導入的人員需要一直監(jiān)控導入的過程，如果導入所需的時間比較長，工作人員會很疲勞。
分次導入是通過數(shù)據(jù)導入工具或?qū)氤绦?，將需要的歷史數(shù)據(jù)分幾次導入到新系統(tǒng)中。分次導入可以將任務(wù)分開，有效地解決了數(shù)據(jù)量大和宕機時間短之間的矛盾。但是分次切換導致數(shù)據(jù)多次合并，增加了出錯的概率，同時為了保持整體數(shù)據(jù)的一致性，分次導入時需要對先切換的數(shù)據(jù)進行同步，增加了導入的復雜度。分次導入一般在系統(tǒng)切換前先導入靜態(tài)數(shù)據(jù)和變化不頻繁的數(shù)據(jù)，例如代碼、用戶信息等，然后在系統(tǒng)切換時導入動態(tài)數(shù)據(jù)，例如交易信息。
先錄后遷是在系統(tǒng)切換前，先通過手工把一些數(shù)據(jù)錄入到新系統(tǒng)中，系統(tǒng)切換時再導入其他的歷史數(shù)據(jù)。先錄后遷主要針對新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存在特定差異的情況，即對于新系統(tǒng)啟用時必需的期初數(shù)據(jù)，無法從現(xiàn)有的歷史數(shù)據(jù)中得到。對于這部分期初數(shù)據(jù)，就可以在系統(tǒng)切換前通過手工錄入。
先遷后補是指在系統(tǒng)切換前通過數(shù)據(jù)導入工具或?qū)氤绦?，將原始?shù)據(jù)導入到新系統(tǒng)中，然后通過新系統(tǒng)的相關(guān)功能，或為此專門編寫的配套程序，根據(jù)已經(jīng)導入到新系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)，生成所需要的結(jié)果數(shù)據(jù)。先遷后補可以減少導入的數(shù)據(jù)量。
