正是有著這樣巨大的差旅需求，海能達公司以往的差旅和費用管理過程中也遇到很多的挑戰(zhàn)。

首先是效率的問題。原有的差旅和報銷系統(tǒng)反應緩慢，用戶的體驗不好；由于不能通過手機來提交和審批，必須用PC基于VPN來登錄系統(tǒng)，預訂及單據(jù)報銷的審批效率不高，同時也帶來了預訂成本的增加。一般來說，在原有的系統(tǒng)下，員工從提交報銷到完成審核常常要花費30天以上的時間。此外，原有的系統(tǒng)不支持多語言，也在一定程度上對員工在國外的差旅報銷帶來了影響。

其次是合規(guī)的問題。一方面，銷售報銷的費用很高，特別是海外的差旅，但卻無法證實費用的真實性。另一方面，差旅申請時也無法判斷預算的使用情況，而且申請與實際報銷常常無法掛鉤。

最后是財務分析的問題。在原有的體系下，由于沒有對供應商數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，無法有效壓縮供應商成本，也沒有針對不同區(qū)域，不同客戶項目的相應費用分析。同時，從整個集團層面看，缺乏總體的費用報表。

王紅艷總結說，“以前，我們的差旅和報銷效率一直有待提高，審批的流程也比較漫長。在真實性和合規(guī)性方面，需要完全靠會計人員手工去審核。比如，我們要求員工必須提供刷卡小票來確保符合業(yè)務花費的真實性。此外，因為只有一個報銷的流程，沒有和前端的業(yè)務全部連起來，所以想要做財務分析也是比較費勁的?；谶@幾方面的一些挑戰(zhàn)，我們非常需要一款能滿足公司全部需求的差旅費用管理系統(tǒng)?！?/p>

選擇SAP Concur，為全球化費用管控鋪路

正是因為面臨這樣的挑戰(zhàn)，從2017年初開始，海能達公司下定決心要換一套真正能滿足業(yè)務需求、與時俱進的差旅和報銷系統(tǒng)。目前，海能達公司正在差旅這一塊業(yè)務上與SAP Concur公司開展合作，希望SAP Concur的差旅費用管理系統(tǒng)可以切實幫助海能達解決一系列問題，并同時支持海能達全球化的業(yè)務戰(zhàn)略。

在效率方面，王紅艷舉例說，“跟SAP Concur合作之后，可以實現(xiàn)手機審批，這不僅滿足今天人們的移動辦公需求，更是帶來了顯著的效率提升。”

不僅如此，SAP Concur解決方案可支持商務信用卡交易，差旅數(shù)據(jù)可以自對導入系統(tǒng)，對于報銷、審核，乃至后續(xù)的財務分析都帶來極大的便利。同時，員工還能實現(xiàn)自助預定，從而及時根據(jù)業(yè)務的變化來調整行程安排。更重要的是，SAP Concur提供了具有20多年實踐經(jīng)驗、成熟穩(wěn)定的云架構系統(tǒng)，可支持多語言，以及多國稅務政策要求，可以滿足海能達進行全球費用管控的需求。

同時，基于SAP Concur打造的差旅生態(tài)圈，如Uber、信用卡和在線預訂系統(tǒng)的對接，以及差旅報銷政策的系統(tǒng)嵌入，可以全方位保障報銷的真實性和合規(guī)性。而預算與申請的掛鉤，以及申請與報銷的關聯(lián)，都能在系統(tǒng)中實現(xiàn)，讓企業(yè)在差旅費用申請之初就能做到心中有數(shù)。

而在財務分析方面，SAP Concur差旅和費用管理解決方案更是可幫助企業(yè)打造多維度、可視化的財務分析體系，包括集團層面報銷、出差員工地點統(tǒng)計、員工和部門報銷排名、出差投入產(chǎn)出分析、合規(guī)性分析、可疑費用分析、預算使用情況分析、供應商分析等等，讓財務部門真正做到對差旅花費的一目了然。

穩(wěn)步推進，實現(xiàn)差旅自動化管理

目前，SAP Concur的差旅和費用管理解決方案已成功在海能達完成部署建設。在國內差旅的預定方面，海能達目前已通過SAP Concur的生態(tài)系統(tǒng)成功接入攜程平臺。通過這一轉變，所有員工做出的預定在完成之后可以將數(shù)據(jù)上傳到SAP Concur的系統(tǒng)內進行審批，之后在自動返回攜程完成出票。

在國外差旅部分，由SAP Concur提供的差旅管理平臺目前正在實施過程中。此外，由SAP Concur推行的商務卡，目前已支持與招行等的互聯(lián)互通，因此員工可以使用這些商務卡進行差旅相關的交易，繼而這些出差申請、審批，再到中間多個環(huán)節(jié)的預定，都會自動導入系統(tǒng)，方便公司查看、審核以及進行后續(xù)的財務分析。

有了可視化的全流程信息，海能達的財務部門也就再也不用擔心差旅報銷的合規(guī)性問題，同時還可以基于這些信息做深入的財務分析?！耙郧?，我們要去看員工的發(fā)票、刷卡小票、行程是不是對的，甚至還會打電話去問酒店來確認員工是否有入住、價錢是不是像員工報的這樣子，問的非常細?，F(xiàn)在，通過SAP Concur的解決方案，可以看到所有這些信息拿，包括商務信用卡傳過來的信息，差旅報銷的真實性就得到了保證。”王紅艷表示。

當然，對于海能達來說，解決差旅和費用管理的問題只是第一步，后續(xù)還需要不斷推進差旅和費用管理數(shù)字化的進程，更好地發(fā)揮SAP Concur差旅生態(tài)圈帶來的價值。

“我們看到，SAP Concur已經(jīng)圍繞差旅的各個環(huán)節(jié)搭建了一個非常龐大的生態(tài)圈，涉及到各個環(huán)節(jié)的眾多合作伙伴?？上驳氖?，還能允許我們根據(jù)自身的業(yè)務需求進行選擇，來逐步推進?！蓖跫t艷說，在實施過程中不斷完善，符合企業(yè)腳踏實地的風格，但有了這樣的生態(tài)圈，也讓企業(yè)對于差旅和費用管理系統(tǒng)的建設更加充滿信心?！拔覀儠粩鄬嵺`，積極邁向更加光明的未來！”

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