為什么紙張并未淡出？

·?習(xí)慣使然：即使jpeg和pdf文件早已普及，絕大多數(shù)辦公室職員還把書(shū)面文件當(dāng)做必需品，他們能說(shuō)出一堆理由：“讀起來(lái)更方便”、“我需要存檔備案”、“我們習(xí)慣這樣做”……

·?合規(guī)需求：重大交易如貸款、購(gòu)車(chē)、購(gòu)房等，一般需要簽署書(shū)面文件，很多時(shí)候也只有書(shū)面簽字才具法律效應(yīng)。

·?成本誤解：很多人誤以為數(shù)字化資本投入要求較高，其實(shí)不然。以書(shū)面文件為主體的辦公環(huán)境，需要打印機(jī)、局域網(wǎng)、墨粉盒、打印紙等等一系列硬件設(shè)備，并保持長(zhǎng)期維護(hù)更新。企業(yè)組織越大，成本負(fù)擔(dān)越重。

為什么無(wú)紙化勢(shì)在必行？

·?辦公環(huán)境井然有序：不再有文件成山的辦公桌，也不再有雜亂不堪的儲(chǔ)藏柜，更不需要專(zhuān)人歸置處理陳舊檔案。

·?工作效率大幅提升：電子文檔隨時(shí)可查閱、可分享，打破地域壁壘，提升工作效率，改善客戶體驗(yàn)。

·?響應(yīng)綠色環(huán)保倡議：造紙是導(dǎo)致樹(shù)木砍伐的主因之一，無(wú)紙化行動(dòng)則是對(duì)節(jié)能環(huán)保倡議的有力回應(yīng)。

·?支持文檔備份還原：書(shū)面文件一旦毀損，基本無(wú)法復(fù)原；電子文檔存儲(chǔ)在異地服務(wù)器或云端，多重備份再無(wú)遺失風(fēng)險(xiǎn)。

·?節(jié)省冗余行政成本：無(wú)紙化辦公室無(wú)需大量打印設(shè)備及維護(hù)費(fèi)用，也不用留出文檔存儲(chǔ)空間，行政成本大大減少

如何實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化？

1.?評(píng)估用紙剛需

· 羅列核心業(yè)務(wù)流程

· 統(tǒng)計(jì)每項(xiàng)任務(wù)的用紙需求

· 評(píng)估每月實(shí)際用紙量及人工用時(shí)

· 估算每項(xiàng)任務(wù)的電子化可行性

2.?建立無(wú)紙化流程

· 由簡(jiǎn)入繁，找出最容易被電子文檔取代的書(shū)面文件，例如從書(shū)面表格到電子填報(bào)

· 轉(zhuǎn)型階段確保書(shū)面文件與電子文檔并行兼用

3.?掃描書(shū)面文件和過(guò)期檔案

· 不可能要求所有合作伙伴全部實(shí)行無(wú)紙化，當(dāng)收到來(lái)自外部的書(shū)面文件后，就要馬上掃描錄入電子文檔

· 過(guò)期檔案也有一定必要電子化，但需考量其與現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接的復(fù)雜程度

4.?及時(shí)通知客戶

· 當(dāng)業(yè)務(wù)流程完全電子化，應(yīng)該電子郵件通知所有客戶，告知可能發(fā)生的改變和影響，強(qiáng)調(diào)電子化帶來(lái)的全新優(yōu)勢(shì)

· 同時(shí)解釋電子簽名的使用方法

· 必要時(shí)可許諾適當(dāng)激勵(lì)手段保持客戶忠誠(chéng)度

實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的必備工具

實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的最好開(kāi)端是一接收到書(shū)面文件當(dāng)場(chǎng)予以電子化。Alaris IN2 Ecosystem整合屢獲殊榮的系列掃描儀產(chǎn)品和軟件系統(tǒng)，提供值得信賴的技術(shù)支持及渠道網(wǎng)絡(luò)，無(wú)疑是信息采集解決方案的理想之選

高端掃描儀不僅是采集影像信息的工具，更是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的源頭。S2060w和S2080w掃描儀配合Alaris Capture Pro軟件，輕松識(shí)別任何手寫(xiě)和打印文本，第一時(shí)間進(jìn)行編碼索引，而無(wú)須任何人工操作。全自動(dòng)信息采集幫助企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升投資回報(bào)比，創(chuàng)造附加價(jià)值。

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