具體的落地情況如何,是否達(dá)到了預(yù)期的效果?

帶著這些問(wèn)題,上上簽電子簽約聯(lián)合法務(wù)職業(yè)經(jīng)理人平臺(tái)LCOUNCIL舉辦了“法務(wù)信息化升級(jí)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)”,好麗友集團(tuán)中國(guó)區(qū)法務(wù)及知識(shí)產(chǎn)權(quán)負(fù)責(zé)人,總法律顧問(wèn)張劍君就“從系統(tǒng)到中臺(tái),好麗友法務(wù)創(chuàng)新的三個(gè)階段”做了深度分享。

本文摘自張劍君先生的現(xiàn)場(chǎng)分享。

一、2018年上線法務(wù)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

提到好麗友,目前大眾的認(rèn)知更多停留在食品板塊,實(shí)際上好麗友的業(yè)務(wù)還涉及影院、體育、生物醫(yī)藥等產(chǎn)業(yè)。所以單看合同審查需求,每年大約就有近萬(wàn)份合同需要審查。

從2018年開(kāi)始,好麗友中國(guó)區(qū)的法務(wù)團(tuán)隊(duì)就跟內(nèi)部的IT部門一起著手開(kāi)發(fā)合同審查系統(tǒng)。系統(tǒng)在2018年12月上線之后,因?yàn)榉▌?wù)自始至終在介入,所以整個(gè)系統(tǒng)承接了各領(lǐng)域各模塊對(duì)于合同審查的需求。

法務(wù)信息化建設(shè)開(kāi)始了第一步。

此后對(duì)外簽署合同都必須經(jīng)過(guò)線上審核,這對(duì)當(dāng)時(shí)有近1萬(wàn)多人的公司而言,面臨一定的阻力。面對(duì)新的事物,當(dāng)大家還不熟悉時(shí),很難對(duì)法務(wù)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生信任。所以出現(xiàn)了包括合同審查為什么要用電子的形式、能不能特批等疑問(wèn)。

經(jīng)過(guò)約一年的時(shí)間,全公司已經(jīng)習(xí)慣了通過(guò)系統(tǒng)在線審查合同。

二、2019年引入電子簽約技術(shù)

2019年6月,好麗友正式引入了上上簽電子簽約。

為什么引入電子合同簽署?

實(shí)際上我們每年有大約2000多家經(jīng)銷商,覆蓋在全國(guó)31個(gè)省市自治區(qū),因?yàn)楹芏嘟?jīng)銷商在三四線城市,所以合同從起草修訂到溝通蓋章,再回到北京總部,需要兩至三周時(shí)間。

最重要的是簽署合同過(guò)程中存在著造假問(wèn)題,之前一旦發(fā)生糾紛或者訴訟,經(jīng)銷商會(huì)以“蓋章或者簽字不是本人行為”為由來(lái)應(yīng)對(duì),所以當(dāng)時(shí)很堅(jiān)決地引進(jìn)了電子簽。

它帶給好麗友最大的好處是什么?

在導(dǎo)入上上簽系統(tǒng)之前,我曾經(jīng)問(wèn)過(guò)經(jīng)營(yíng)管理部門,希望能將公司的經(jīng)銷商數(shù)據(jù)調(diào)出來(lái),看一下整個(gè)經(jīng)銷商的情況。

當(dāng)時(shí)輸入“經(jīng)銷商”三個(gè)字之后,出來(lái)的很多不是準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。真正簽署經(jīng)銷商授權(quán)協(xié)議的,還需要花很多時(shí)間篩查。

所以在此之前,公司很難準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)“到底每天有多少家經(jīng)銷商”。

當(dāng)時(shí)可能這家經(jīng)銷商已經(jīng)成為了我們的經(jīng)銷商,但是由于合同還沒(méi)過(guò)來(lái),數(shù)據(jù)就沒(méi)有錄入到SAP,整個(gè)過(guò)程非常緩慢。

現(xiàn)在經(jīng)銷商在電子簽約平臺(tái)完成實(shí)名認(rèn)證之后,平臺(tái)收集的信息和數(shù)據(jù)會(huì)與SAP系統(tǒng)自動(dòng)匯集,這樣做能夠始終保持公司基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性,實(shí)現(xiàn)了經(jīng)銷商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理。以往需要人工鑒別比對(duì)的工作現(xiàn)在完全交由系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì),減少了這部分的工作量。

另外,經(jīng)銷商在實(shí)名簽署經(jīng)銷商協(xié)議時(shí),整個(gè)流程會(huì)通過(guò)上上簽電子簽約平臺(tái)實(shí)時(shí)公證,降低了后期法務(wù)團(tuán)隊(duì)舉證的難度。

所以通過(guò)電子簽約中的實(shí)名認(rèn)證:

第一,我們拿到的準(zhǔn)確數(shù)據(jù),是法務(wù)在公司經(jīng)營(yíng)管理中最重要的一個(gè)貢獻(xiàn);

第二,我們徹底能夠杜絕這種造假。因?yàn)橐坏╅_(kāi)始簽訂電子合同,就會(huì)發(fā)現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題,諸如有些經(jīng)銷商公司早已注銷、資質(zhì)過(guò)期、人證不符等。所以篩查出了一批不符合規(guī)范的經(jīng)銷商。

2020年疫情期間,我們正式宣布除一些特殊情況之外,所有好麗友對(duì)外簽署的合同都必須簽電子合同。

圖片來(lái)源:好麗友官網(wǎng)

三、2021年全面對(duì)接電子簽約,打造法務(wù)中臺(tái)

在整個(gè)電子簽的推進(jìn)過(guò)程中,后續(xù)每一個(gè)業(yè)務(wù)部門在使用電子簽約之后都有了自己的想法。
首先,人事部門想上線勞動(dòng)合同,后續(xù)其他的管理部門,如物流部門提出整個(gè)物流的回單環(huán)節(jié)是否也能用電子簽約技術(shù)。之前把貨從工廠送到經(jīng)銷商的倉(cāng)庫(kù)必須經(jīng)由物流公司配送。物流公司完成配送之后,經(jīng)銷商要紙質(zhì)簽字。

簽字之后,這張紙會(huì)作為物流公司跟我們結(jié)算物流費(fèi)用的憑證,基本會(huì)在一個(gè)月之后才能完成結(jié)算。所以我們就討論在物流回單的基礎(chǔ)上是否可以迅速簽字,可能當(dāng)月就能結(jié)算費(fèi)用。

這樣也能保證當(dāng)月?lián)p益計(jì)算的準(zhǔn)確性,否則每次都是“當(dāng)月的損益卻沒(méi)包含當(dāng)月的物流費(fèi)”,這是很大的問(wèn)題。

當(dāng)很多業(yè)務(wù)部門提出這些需求之后,我們也進(jìn)行了上下溝通。

從技術(shù)上講,哪個(gè)部門想用這個(gè)系統(tǒng),電子簽名都必須經(jīng)過(guò)剛才提到的法務(wù)合同管理系統(tǒng),這會(huì)給我們?cè)斐珊艽蟮呢?fù)擔(dān)。另外,我們的數(shù)據(jù)安全也有可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。因?yàn)榭赡軙?huì)涉及物流公司等第三方,初期很難評(píng)估未來(lái)擴(kuò)展的范圍會(huì)有多大。

所以當(dāng)時(shí)提出“是否能構(gòu)建一個(gè)中臺(tái),相當(dāng)于一個(gè)插銷,將插銷插到我們的服務(wù)器上,其他部門如果想用電子簽約技術(shù),即插即用”,無(wú)需再和法務(wù)的合同系統(tǒng)有關(guān)聯(lián)。

今年我們打算將智能物流系統(tǒng)中的回單環(huán)節(jié)導(dǎo)入至系統(tǒng)中臺(tái),除此之外和經(jīng)銷商每月的費(fèi)用對(duì)賬單環(huán)節(jié)未來(lái)也有計(jì)劃導(dǎo)入。

結(jié)語(yǔ)

隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、業(yè)務(wù)的逐漸多元化,未來(lái),這種“借助法務(wù)中臺(tái),實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)響應(yīng)到主動(dòng)賦能業(yè)務(wù)發(fā)展”的思路將成為主流。

據(jù)上上簽電子簽約介紹,在所服務(wù)的客戶中,已經(jīng)有一些500強(qiáng)企業(yè)的法務(wù)部門開(kāi)始推動(dòng)“法務(wù)中臺(tái)建設(shè)”。通過(guò)集合各業(yè)務(wù)板塊需求,利用后臺(tái)諸如電子簽約等技術(shù)手段,提供前臺(tái)復(fù)用的公共能力,為業(yè)務(wù)發(fā)展提供敏捷高效與安全合規(guī)的雙重法律保障。

songjy