2、企業(yè)文件管理常見的問題

（1）文件管理非常分散，沒有對(duì)文件進(jìn)行集中管理

大多數(shù)企業(yè)的文件都存放在員工各自的電腦里面，各分公司、辦事處的文件都是各自存放，沒有對(duì)文件進(jìn)行集中的管理，容易出現(xiàn)文件被誤操作而刪除了，或者電腦硬盤損壞，導(dǎo)致文件無法恢復(fù)。

（2）文檔傳遞不方便，工作效率低下

采用文件共享服務(wù)器太混亂，結(jié)構(gòu)、權(quán)限、安全等各方面都不滿意，每天都通過Email或者M(jìn)SN、QQ來傳遞文件，安全性差、混亂、影響效率；同時(shí)，由于某個(gè)文件只存放在某位員工的電腦中，如果他人不在，無法讀寫文件，影響公司的正常運(yùn)作。

（3）文件安全問題

一般企業(yè)的核心文件只有限定的幾個(gè)員工可以查看，如果存放在員工各自的電腦中，容易出現(xiàn)文件丟失、公司機(jī)密泄露等情況；同時(shí)，去年的生產(chǎn)安排或營(yíng)銷計(jì)劃現(xiàn)在可能找不到了，找到的產(chǎn)品設(shè)計(jì)稿發(fā)現(xiàn)跟成品不一致。此外，員工離職后，怎樣確保文件的安全，公司的機(jī)密文件不會(huì)流入到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手那里。

（4）文檔有效性問題

文件可能被同事查看時(shí)誤修改再發(fā)給其它員工，機(jī)密的文檔怎么防止員工調(diào)用查看后無法帶走。

3、企業(yè)文件集中存儲(chǔ)解決方案

針對(duì)企業(yè)文件管理的現(xiàn)狀和存在的一些問題，慧揚(yáng)科技提出一套完整的解決方案，拓?fù)鋱D如下：

（1）文件集中存放、統(tǒng)一備份、統(tǒng)一訪問、統(tǒng)一授權(quán)

在公司總部建立一臺(tái)文件管理服務(wù)器，把公司所有的文件，包括各地分公司、辦事處的重要的公司文件，都統(tǒng)一通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)焦究偛康奈募芾矸?wù)器，在總部對(duì)文件進(jìn)行集中存放、統(tǒng)一備份、統(tǒng)一訪問、統(tǒng)一授權(quán)，使得各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)人員都可以高效的進(jìn)行文檔傳輸、共享，提升對(duì)各類文檔需求的響應(yīng)速度。同時(shí)公司領(lǐng)導(dǎo)可以在全公司范圍內(nèi)或出差在外地通過網(wǎng)頁的形式隨時(shí)查詢重要信息文件。

u  該文件管理系統(tǒng)是基于WEB架構(gòu)，可以把分散的公司總部的各員工電腦、各分公司、各辦事處的文件通過局域網(wǎng)（LAN）或廣域網(wǎng)(WAN)上傳到總部的文件管理系統(tǒng)。

u  在系統(tǒng)中可以靈活設(shè)置讀寫權(quán)限，讓員工只能訪問到自己有權(quán)限的文件，防止文件泄密。

u  文件管理系統(tǒng)集成文件備份功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種關(guān)鍵數(shù)據(jù)的備份。

（2）WiStor磁盤陣列為系統(tǒng)提供一個(gè)安全、高可靠性、高性能、大容量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境

使用慧揚(yáng)Wistor磁盤陣列為文件服務(wù)器提供大容量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間和文件備份空間，當(dāng)服務(wù)器出現(xiàn)軟硬件故障、病毒入侵等意外情況導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，存儲(chǔ)系統(tǒng)能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)，把對(duì)公司運(yùn)作的影響降到最低；同時(shí)有效的提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性和提高服務(wù)器的讀寫性能。

u  WiStor磁盤陣列通過由多個(gè)硬盤組成RAID這種數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制，可以允許一個(gè)RAID中最多兩塊硬盤同一時(shí)間損壞，不但用可以通過冗余校驗(yàn)的方式重建丟失的數(shù)據(jù)，而且系統(tǒng)還可以正常的往磁盤陣列里面讀寫數(shù)據(jù)，不影響業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

u  WiStor磁盤陣列采用多部件冗余架構(gòu)，雙電源、雙控制器、多主機(jī)通道、BBU電池保護(hù)等，最大程度避免單點(diǎn)故障，保證系統(tǒng)運(yùn)行的高可靠性。

u  WiStor磁盤陣列通過多個(gè)硬盤組成RAID這種方式，比單個(gè)硬盤的性能提高數(shù)倍，同時(shí)，通過4G或8G的光纖鏈路來傳輸數(shù)據(jù)，傳輸帶寬大，IOPS顯著提高。

u  WiStor磁盤陣列單臺(tái)設(shè)備可以支持十幾個(gè)硬盤，而且通過靈活的擴(kuò)展方式，可以最大擴(kuò)展到上百T的存儲(chǔ)空間，滿足文件服務(wù)器長(zhǎng)期的文件存儲(chǔ)和文件歸檔的需求。

（3）標(biāo)準(zhǔn)的文件分類管理、屬性管理、版本管理、關(guān)聯(lián)管理、附件管理。

文件不再是一個(gè)信息孤島，需要使用時(shí)可以很方便的了解到某產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件哪些人改過，調(diào)用哪些零件；文檔工作流與消息訂閱、文件推薦、搜索等多種文件查找與應(yīng)用方式，能夠第一時(shí)間快速了解與訪問同事的最新成果。同時(shí)，文件管理系統(tǒng)支持多種不同文檔的在線預(yù)覽與打?。ㄈ?Office,AutoCAD等），隨時(shí)查看需要的文件無須本地軟件支持，對(duì)于特殊的格式可以通過上傳附件的方式實(shí)現(xiàn)同等功能。

（4）為了解決企業(yè)在綜合文件管理方面所遇到的各類問題，文件管理系統(tǒng)具備以下功能：

u  文件集中存放并統(tǒng)一備份、統(tǒng)一訪問。

u  支持文件常規(guī)操作功能：文件上傳、下載、打開、修改等。

u  支持文件多版本管理。

u  支持文件/文件夾的權(quán)限管理 ，并可以進(jìn)行特殊的高級(jí)權(quán)限設(shè)置。

u  支持搜索（屬性搜索、全文檢索、圖片OCR）、推薦、訂閱、收藏等多種方式查找文件。

u  支持操作日志記錄功能，配合文件歷史可以有效追溯文件操作歷史。

u  支持文件自定義多分類及分類屬性設(shè)置，滿足各種環(huán)境下的文檔快速訪問。

u  通過文件編號(hào)、文件狀態(tài)，確保文檔有效性。

u  支持文件關(guān)聯(lián)及關(guān)聯(lián)文件更新提醒。

u  支持與AD或其他信息系統(tǒng)進(jìn)行登陸集成。

4、實(shí)施效果

搭建文件系統(tǒng)服務(wù)器，公司文件集中式存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，能夠有效提高辦公效率和管理公司文件；同時(shí)能夠?qū)镜年P(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，最大程度保護(hù)公司文件的安全。

使用Wistor磁盤陣列對(duì)公司所有文件提供安全的存儲(chǔ)和備份空間；提高數(shù)據(jù)的讀寫性能和公司文件的安全性，避免文件丟失。

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