普及與分權相結(jié)合，保證數(shù)據(jù)的準確性
由于實施周期很短，在系統(tǒng)上線和導入過程，惠高電子并沒有遇到太多麻煩，一切都按部就班地進行著。不過，令李東波所沒預料到的是，系統(tǒng)實施之后，數(shù)據(jù)錄入工作量比以前手工作業(yè)反而增加了，而且系統(tǒng)對數(shù)據(jù)準確性的嚴格要求也給現(xiàn)有流程的運作帶來困擾。”以前手工修改一個數(shù)據(jù)或表單非常容易，但上系統(tǒng)之后，如果數(shù)據(jù)錯了且后續(xù)流程的部門已經(jīng)-使用了這個數(shù)據(jù)，需要在系統(tǒng)所有相關流程撤銷干凈之后，才能進行修改。”李東波表示，這與用戶當初對ERP的期望相差很大，”原以為上了系統(tǒng)之后，維護和管理數(shù)據(jù)的時間和精力會少很多，但實際卻相反，使用系統(tǒng)之后，每個部門的工作量比以前增加了。”
但他很快認識到，這是使ERP系統(tǒng)最終發(fā)揮效用的必經(jīng)之路。”使用系統(tǒng)之后，每個部門都需要嚴格按要求輸入數(shù)據(jù)，雖然錄入工作量大了，但數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析工作卻得以簡化，而且各部門數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)互通，快速從系統(tǒng)中看到業(yè)務運作的實際狀況。”于是，李東波開始去跟業(yè)務部門每個人進行溝通，告訴他們上了ERP系統(tǒng)并不會必然減少每個人或每個崗位的工作量，但是通過這個系統(tǒng)，數(shù)據(jù)可以做到更加準確和及時，”我們必須讓他們了解，使用系統(tǒng)之后，他們實際上不再只為自己部門構(gòu)建數(shù)據(jù)，而是在為整個業(yè)務流程構(gòu)建數(shù)據(jù)。”
為保證系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)的準確性，惠高電子采用了普及應用和權限控制相結(jié)合的方法，即所有崗位人員都參與數(shù)據(jù)的錄入，然后在系統(tǒng)中對每個人的使用權限進行控制。李東波認為，讓所有操作人員都參與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入，不僅有助于使ERP知識在公司內(nèi)部普及化，而且還有助于及時發(fā)現(xiàn)流程或數(shù)據(jù)的問題。”采用專人錄入方式，培訓工作量和成本可能大幅減少，但如果專人不在公司，數(shù)據(jù)得不到及時處理，而且專人處理方式也不利于將業(yè)務流程與數(shù)據(jù)緊密結(jié)合。”
惠高電子所有業(yè)務部門的人員都可以在系統(tǒng)中進行其所管理的那部分數(shù)據(jù)錄入，采用實名登錄的方法。根據(jù)每個人的職責范圍，惠高電子在系統(tǒng)中設置了每個人的使用權限，并且由部門主管負責對數(shù)據(jù)進行審核和把關。”系統(tǒng)能對每個人所進行的操作進行記錄和跟蹤，一旦出現(xiàn)錯誤，能很快確定錯誤源頭和責任人。”李東波表示。
采用手工干預，應對訂單快速變化
面向訂單的小批量、多品種生產(chǎn)是惠高電子生產(chǎn)的突出特點。在應對客戶訂單快速變化的挑戰(zhàn)上，李東波認為選擇神州數(shù)碼的易飛產(chǎn)品是一個明智之舉，”它同時支持按庫存生產(chǎn)和按訂單生產(chǎn)兩種模式，既有MRP傳統(tǒng)生產(chǎn)排程方法，也有按客戶訂單設定的批次需求計劃，為我們接單式生產(chǎn)做好了準備。”
在面對臨時性插單、訂單更改或取消訂單上，惠高電子采用的是依據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行人工干預的方法。首先，由銷售部門的人員在系統(tǒng)中進行訂單變更，然后人為判斷是否需要進行生產(chǎn)和采購計劃的調(diào)整。”有時候一些訂單減少可以在下一次訂單中消化掉，并不一定要去修改生產(chǎn)和采購的現(xiàn)有計劃。”李東波說。
對于確實要對生產(chǎn)進行修改的訂單，銷售部門會及時通知生產(chǎn)和物料采購相關人員，判斷訂單改變給生產(chǎn)和采購所帶來的變化，對所有這張訂單涉及到的衍生數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中進行相應的修改。”這種情況是沒有任何捷徑可走的，而且ERP系統(tǒng)本身提供的幫助也是非常有限的。”李東波表示，”我們解決的方法是用一個經(jīng)驗豐富的計劃人員，參考系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，對計劃進行人為的修改。”
他認為，ERP軟件只是對在制品進行了很好的控制，對于插單等突發(fā)情況并沒有好的解決方法，”ERP只能保證現(xiàn)有數(shù)據(jù)能很快被查到，幫助分析變化對現(xiàn)有采購和生產(chǎn)的影響，而調(diào)整仍需要通過人工方式來進行。”
實現(xiàn)面向流程的控制，未來關注兩大應用
李東波已經(jīng)開始感受到系統(tǒng)給公司帶來的效益。他表示，實施系統(tǒng)最大的收益體現(xiàn)在管理方式的改變，”以前，我們的管理是面向崗位進行控制，而現(xiàn)在則是面向一個工作流程進行控制，每個崗位的人不僅要對部門負責，更要對整個經(jīng)營效果和流程運作的結(jié)果負責。”李東波指出，ERP系統(tǒng)為惠高電子帶來了管理的嚴謹性和客觀性，”有了系統(tǒng)之后，我們開始面向數(shù)據(jù)進行管理。”
在這種管理思路的指導下，惠高電子各部門數(shù)據(jù)的準確性和及時性比以前大幅提高，”因為他們已經(jīng)形成了一個閉環(huán)，任何一個數(shù)據(jù)差錯都會在系統(tǒng)中及時反映出來，而相關部門也可以很快查到所需要的數(shù)據(jù)。”李東波認為，數(shù)據(jù)的及時性將給公司按訂單生產(chǎn)帶來幫助，”從長遠來看，ERP系統(tǒng)將幫助我們實現(xiàn)采購、生產(chǎn)和庫存更加精確地匹配訂單需求，使計劃更加精準。”
此外，李東波還認為，從長遠來看，隨著數(shù)據(jù)的逐步完善和業(yè)務流程地準確記錄，系統(tǒng)還將對公司經(jīng)營管理決策進行支持。”這是ERP最終的價值，利用系統(tǒng)分析出產(chǎn)品的實際利潤率，幫助決策層及時調(diào)整策略，而不僅僅只是記錄庫存的現(xiàn)狀。”
對于下一步的規(guī)劃，李東波表示：惠高電子將會考慮兩個方向的應用，一是導入PDM系統(tǒng)，將設計數(shù)據(jù)和供應商的設計能力整合進來，在設計階段更多地考慮元器件的可采購性和生產(chǎn)工藝能力，縮短產(chǎn)品開發(fā)時間；二是上線辦公自動化(OA)系統(tǒng)，開展工作流的自動管理。”ERP重點在物料控制方面，而OA重點在一些工作流的管理上，如客戶訂單評審，各部門共同分析價格、交貨期和成本是否可以接單，目前相關的評審流程是采用手工的方式，未來如果能通過系統(tǒng)來做，將可以保證流程的規(guī)范性和時效性，并降低差錯率。”
經(jīng)驗與教訓總結(jié)，關注需求與降低內(nèi)耗是關鍵
回顧整個ERP項目，李東波認為，中小企業(yè)實施ERP的最大挑戰(zhàn)在于如何控制這個項目以及對操作人員培訓和他們觀念、流程的轉(zhuǎn)變上。他認為，高層領導上ERP的決心非常重要。此外，高層對ERP實施預期的控制也是決定成敗的關鍵。”他們必須對實施ERP系統(tǒng)最終期望達到的效果和ERP系統(tǒng)本身能做到什么要有充分的了解和溝通。”
李東波指出，在實施ERP的前期，中小電子企業(yè)一定不要太急，要對自己的需求和企業(yè)特點進行仔細思考。”比如中小電子企業(yè)插單和訂單修改非常頻繁，一定要判斷所購買的解決方案是否能滿足這種特點，適應你的需要。”另外要特別注意，一些軟件在功能上雖然可以滿足需求，但是在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作復雜性和數(shù)據(jù)嚴謹性的要求并非中小企業(yè)所能承受。”因此，在購置ERP時，一定要非常清楚購買這個產(chǎn)品的目的什么、業(yè)務特殊的需求是什么，與軟件廠商進行充分地溝通。”
最后，李東波還特別指出，從最終實施效果來看，惠高電子采用兩階段實施策略并不明智。”從現(xiàn)在來看，這其實是一個錯誤的決定。”李東波說，ERP軟件已經(jīng)是一個非常成熟的產(chǎn)品，只要項目控制得好，一次上全所有基礎模塊并不會帶來很大風險。相反，采用兩階段的方法，使許多應該在第一階段就進行維護的數(shù)據(jù)沒有及時做，造成數(shù)據(jù)鏈缺口，導致第二階段在數(shù)據(jù)和操作流程上調(diào)整的工作陡增，帶來很多重復性工作，并產(chǎn)生內(nèi)耗。”表面上看，分批實施容易操作、風險小，但實際帶來了更多的內(nèi)耗，對于資源非常有限的中小企業(yè)，這種消耗是非常可怕的。”
研究結(jié)論：
天津做為老工業(yè)城市，信息化基礎非常薄弱，而應用信息化成功的企業(yè)也并不多，惠高電子經(jīng)過了上線后，經(jīng)歷了從簡到繁再從繁到簡的整個歷程，這也是所有應用信息化的制造企業(yè)所必需經(jīng)過路徑，李東波對惠高電子所走的路進行了認真總結(jié)發(fā)現(xiàn)，分階段實施對于成熟的ERP軟件來說并不一定適合，很有可能造成更多重復性的工作和內(nèi)耗，電子企業(yè)中的中小企業(yè)占絕大多數(shù)，這樣的損耗對于中小企業(yè)來也意味將面臨較高的信息化成本。
