鏈條式式管理光靠財(cái)務(wù)軟件遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠

“需求產(chǎn)生要求，要求引導(dǎo)進(jìn)步，進(jìn)步推動(dòng)發(fā)展”，這是許朝雯在2004年度工作述職中談到工作思路最大改變時(shí)所說的一句感想，至今她依然記得，她說這句話代表了至正實(shí)業(yè)信息化需求的破土，也開啟了她10年信息化實(shí)踐。

2004年，許朝雯已經(jīng)開始投入到ERP系統(tǒng)的選型實(shí)施工作。用她的話說，在當(dāng)年、在山西這個(gè)環(huán)境、在公司的規(guī)模，近百萬的投資確實(shí)不小，也不如建設(shè)廠房規(guī)劃生產(chǎn)基地來得直觀，但10年前，企業(yè)財(cái)務(wù)需求也同樣迫切的。“我經(jīng)歷過手工記賬時(shí)代，當(dāng)年所在的一個(gè)年銷售3000萬美元的企業(yè)，僅賬務(wù)處理的會(huì)計(jì)就有10個(gè)，還不要說當(dāng)時(shí)根本談不上前端和后端數(shù)據(jù)，也忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)軟件普及確實(shí)解決了記賬式會(huì)計(jì)的人力，而鏈條式、管道式的管理要求已經(jīng)不是財(cái)務(wù)軟件所能解決的。”

而談起信息化對(duì)財(cái)務(wù)管理的諸多好處，許朝雯在言語中透露著十足肯定——信息化從單純的財(cái)務(wù)處理角度是一個(gè)利潤的沖減項(xiàng)，與財(cái)務(wù)的產(chǎn)出似乎關(guān)系不大。但財(cái)務(wù)問題很多出現(xiàn)在不規(guī)范、不精準(zhǔn)、粗糙、跑冒滴漏，隨處可見，不可小覷卻難以治理。信息化設(shè)計(jì)的本質(zhì)首先解決了這些，我所期待的前端帶動(dòng)后端、后端診斷前端的鏈條式或管道式管理、或者說財(cái)務(wù)管理的后饋轉(zhuǎn)前饋的理想目標(biāo)也終將借助而得以實(shí)現(xiàn)。

如果把工作過程比喻為一條循環(huán)的管道，管道的入口合理，管道閥門的閉合有效，管道的出口規(guī)范，就有理由相信業(yè)務(wù)流乃至工作流會(huì)在這條暢通的管道內(nèi)按照既定的方式和要求走下去。這是許朝雯對(duì)鏈條式管理的解讀。

ERP理順了業(yè)務(wù)流，OA理順了工作流

對(duì)SAP和泛微OA系統(tǒng)，許朝雯毫不吝嗇夸贊之詞。“目前運(yùn)行的SAP系統(tǒng)整合管理了我們業(yè)務(wù)流的全過程，對(duì)財(cái)務(wù)有非常大的意義和作用。最顯而易見的就是實(shí)時(shí)性，因?yàn)橐呀?jīng)切入了業(yè)務(wù)的主要環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)即財(cái)務(wù)結(jié)果生成，各種報(bào)表和分析同步生成，這在手工賬務(wù)和財(cái)務(wù)軟件時(shí)代是不可想象的，由于我們異于其他企業(yè)的及時(shí)性，對(duì)外管理的配合度很高，這種財(cái)務(wù)結(jié)果的實(shí)時(shí)性為我們贏得了肯定與機(jī)會(huì)。而泛微OA的觸角幾乎伸到了每一個(gè)角落，每一個(gè)操作背后都是明確的管理意圖和要求，對(duì)于財(cái)務(wù)管理的最大意義在于過程與記錄，可以說是彌補(bǔ)了純業(yè)務(wù)流角度的不足與空隙;兩個(gè)系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了關(guān)鍵數(shù)據(jù)的互動(dòng)與流通。”

在許朝雯看來，ERP和OA就好像是至正實(shí)業(yè)信息化的左膀右臂——ERP理順了業(yè)務(wù)流，解決了從銷售機(jī)會(huì)到機(jī)會(huì)轉(zhuǎn)化的全過程直至客戶服務(wù);效率的提升也是顯而易見，也許原來一個(gè)業(yè)務(wù)助理服務(wù)一個(gè)業(yè)務(wù)員，現(xiàn)在一個(gè)助理輕松服務(wù)多個(gè)業(yè)務(wù)員。OA理順了工作流：不僅僅實(shí)現(xiàn)了無紙化的表象，更重要的實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流在工作流之間的轉(zhuǎn)化，翔實(shí)客觀地進(jìn)行反映與追蹤，也解決了部門之間、崗位之間以及接縫之間的問題;我想核心的價(jià)值還是體現(xiàn)在有序上，事情有頭有尾，有理有據(jù)。

CFO如何做好信息化?

對(duì)CFO是否適合做信息化這個(gè)問題，許朝雯的答復(fù)理性而坦然。在她看來，在企業(yè)信息化初期CFO牽頭一定意義上是對(duì)的，再傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也是要求明確、規(guī)范的，是一套有標(biāo)準(zhǔn)和成熟的體系，所以，很多CFO牽頭信息化是繼財(cái)務(wù)軟件后的能夠進(jìn)入財(cái)務(wù)全面管理的一條通途。但隨著信息化的深入，承擔(dān)這個(gè)角色的人無論是什么O，這個(gè)崗位的要求是一樣的：把控全局與資源整合、組織能力與判斷能力。我相信永遠(yuǎn)沒有“大拿”只有“團(tuán)隊(duì)”。

當(dāng)然，CFO要想做好信息化，同樣逃不開風(fēng)險(xiǎn)控制這個(gè)信息化的必修課。許朝雯說，風(fēng)險(xiǎn)管控也是一個(gè)項(xiàng)目管理的內(nèi)容，從選型到實(shí)施再到推廣都需要風(fēng)險(xiǎn)管控。“產(chǎn)品選型關(guān)乎未來的方向性指導(dǎo)，至關(guān)重要， SAP和泛微的選擇是風(fēng)險(xiǎn)管控的第一步。第二應(yīng)該是在實(shí)施過程中嚴(yán)格地采用了項(xiàng)目管理的思路和方式進(jìn)行，良好的過程一定會(huì)保證正確的結(jié)果。翻看我們的歷史文件夾，可以看到細(xì)致的實(shí)施建議、完整的策劃記錄、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男枨蠓治?、任?wù)分配、規(guī)則定義、模板設(shè)計(jì)、模擬題庫甚至考試記錄、上線的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備以及實(shí)施文檔的全過程。最后應(yīng)該是上線后的跟蹤，當(dāng)時(shí)系統(tǒng)與手工的并行是最大的危險(xiǎn)，而習(xí)慣很難改變，我理解為這是對(duì)系統(tǒng)的信任程度不夠，所以在之后系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量的監(jiān)控和優(yōu)化改進(jìn)變成上線后的重中之重。”

CIO簡介：

許朝雯，對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)對(duì)外貿(mào)易專業(yè)畢業(yè)，現(xiàn)任山西至正實(shí)業(yè)有限公司財(cái)務(wù)總監(jiān)，擁有22年外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)。2005年組織與實(shí)施公司ERP項(xiàng)目，2012年組建公司OA項(xiàng)目組完成OA系統(tǒng)的建設(shè)。堅(jiān)信創(chuàng)新、高效、執(zhí)行的理念，推動(dòng)公司信息化建設(shè)以配合管理落地的最終實(shí)現(xiàn)。

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