上海電器科學(xué)研究所(集團(tuán))有限公司信息化負(fù)責(zé)人許慧穎

第一堂管理課：堅(jiān)持不懈推廣信息系統(tǒng)

談到信息系統(tǒng)推廣，許慧穎的感觸很深：“我覺得一旦決定要上某個(gè)系統(tǒng)，就要堅(jiān)持不懈地推進(jìn)下去，千萬不要做半途而廢的事情，這也是我一直堅(jiān)持的。”

2004年度是電科所做大規(guī)模信息化的重要里程碑。這一年，電科所通過招投標(biāo)引進(jìn)了泛微協(xié)同OA系統(tǒng)，而這也是許慧穎獨(dú)立承擔(dān)的第一個(gè)項(xiàng)目。她回憶道：“當(dāng)時(shí)作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的我其實(shí)壓力蠻大的，剛推的時(shí)候很多人用得都不習(xí)慣，也不想用，聲音非常多。”

頂著巨大的壓力，許慧穎也想了一個(gè)辦法：“由于當(dāng)時(shí)員工還習(xí)慣用紙質(zhì)文件，所以我首先想到由集團(tuán)硬性規(guī)定停用這些紙質(zhì)表單。另外，我們制定了‘OA系統(tǒng)問題反饋機(jī)制’，每天先由每個(gè)部門所指定的人員搜集本部門提出的系統(tǒng)問題，然后集中報(bào)告到我們這邊，我們?cè)侔烟峤簧蟻淼膯栴}進(jìn)行匯總并分類。這樣大家就可以把產(chǎn)生的問題描述清楚，我們也可以針對(duì)問題具體解決。”

通過這種方式，信息部門也發(fā)現(xiàn)了推廣阻力的根源所在。許慧穎指出，大多可能是觀念問題或者管理沒有真正落地。如果是管理制度的問題，我們就應(yīng)該相應(yīng)地做出一些調(diào)整，這樣系統(tǒng)才能與制度匹配。如此這番就形成了一個(gè)很好的溝通機(jī)制，信息部門能夠及時(shí)了解、快速解決大家的問題，而這個(gè)事情也就能往下去做了。據(jù)悉，“OA系統(tǒng)問題反饋機(jī)制”持續(xù)了整整一個(gè)月，而一個(gè)月以后大家的負(fù)面情緒都不見了并且OA已逐漸成了大家日常工作不可或缺的工具。

從04年OA上線至今將近8年的時(shí)間，員工都非常習(xí)慣系統(tǒng)，現(xiàn)在如果不用了大家肯定反倒不習(xí)慣了?，F(xiàn)在電科所OA流程模塊上也有一個(gè)“OA問題反饋機(jī)制流程”，如有問題大家都可以隨時(shí)提出。另外，電科所的OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)還做了深度集成，集成主要分為財(cái)務(wù)的支付類和業(yè)務(wù)的合同類，其合同在ERP里面做流轉(zhuǎn)后通過OA進(jìn)行審批，十分高效。

許慧穎總結(jié)：“我認(rèn)為，首先，大家在思想上要統(tǒng)一起來，這個(gè)系統(tǒng)到底要不要推，要有一個(gè)共同的目標(biāo)。而一旦確立，這個(gè)事情就要堅(jiān)持不懈地把它做完。其次，宣傳非常重要，要讓大家了解信息系統(tǒng)所發(fā)揮的作用并認(rèn)可必須要推廣。再者，如果推廣碰到問題后我們要學(xué)會(huì)如何及時(shí)地解決，我們要選擇一個(gè)最優(yōu)的方案。最后，我們要了解用戶的感受是什么，不是閉門造車，是需要大家共同理解并一起做這個(gè)事情，這就是所謂的‘信息溝通’。”

第二堂管理課：非IT專業(yè)也能做好“IT Leader”

許慧穎在2001年畢業(yè)后就進(jìn)入了電科所工作，其原先就讀的專業(yè)其實(shí)是圖書情報(bào)，是電科所信息傳媒部的業(yè)務(wù)。而現(xiàn)在她被調(diào)到戰(zhàn)略發(fā)展部，負(fù)責(zé)集團(tuán)整體信息化工作。被問及是否在工作中曾遇到過技術(shù)方面的障礙，許慧穎笑著回答說：“畢竟自己不是做IT出身的，所以一定要靠自己去學(xué)。如果碰到一些專業(yè)性的問題，自己就要去補(bǔ)補(bǔ)課。對(duì)我而言，重要的是‘干中學(xué)’，從工作中不斷汲取新知識(shí)，而且在工作中遇到問題再去學(xué)自己也有動(dòng)力在里面。除此以外，工作后你再去看你做的事情理解可能和之前就不一樣了，自己也有理論上的提升。”

現(xiàn)在許慧穎在讀復(fù)旦大學(xué)的MBA，與工作結(jié)合的學(xué)習(xí)也讓她受益良多：“信息化工作是我比較感興趣的，前不久我和復(fù)旦的教授在探討‘到底什么樣的信息化負(fù)責(zé)人更適合管理MIS’這個(gè)問題，而他們的答案是非常明確的，這個(gè)信息化負(fù)責(zé)人必須是要以業(yè)務(wù)去牽頭做的，哪怕是技術(shù)出身的人，也是需要精通業(yè)務(wù)、對(duì)業(yè)務(wù)有深刻領(lǐng)會(huì)的人，而不是純技術(shù)的概念。技術(shù)背景是一塊，但一定要上升到對(duì)業(yè)務(wù)的理解中去。”

“我們一直在說MIS，用一種比較專業(yè)的角度來講，這是企業(yè)隨著戰(zhàn)略執(zhí)行的角色定位。但很多企業(yè)其實(shí)蠻難做這個(gè)事情的，這當(dāng)中和戰(zhàn)略去匹配其實(shí)可以做很多的事情，包括挖掘你的機(jī)構(gòu)、下屬公司有什么問題，用人去解決可能比較費(fèi)力，那就需要用系統(tǒng)去解決，這里面還牽涉到一些權(quán)力的再分配問題。我們集團(tuán)把信息化的定位還是蠻高的，你可以看到我們現(xiàn)在是歸屬戰(zhàn)略發(fā)展部去做信息化方面的事情，集團(tuán)希望信息化可以起到匹配戰(zhàn)略的作用并且集團(tuán)的業(yè)務(wù)也能夠通過系統(tǒng)更好地進(jìn)行推進(jìn)，把信息化作為一個(gè)工具落實(shí)管理思想。”

第三堂管理課：柔性力量帶動(dòng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

作為女性信息化負(fù)責(zé)人，許慧穎希望集團(tuán)信息化可以更能體現(xiàn)人性化和親切感的一面，能夠貼近員工的實(shí)際問題，不是硬邦邦的。而她也一直很崇尚“team”的概念：“信息化leader要學(xué)會(huì)借助團(tuán)隊(duì)的力量，畢竟一個(gè)人是不可能把所有的事情都做完的，一定要有團(tuán)隊(duì)精神。”

“團(tuán)隊(duì)里每個(gè)人都很重要，團(tuán)隊(duì)的成員不一定比“leader”的作用小，關(guān)鍵還是如何把它發(fā)揮出來。任何事情也不是leader一個(gè)人單獨(dú)可以完成的，團(tuán)隊(duì)是最好的一個(gè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的個(gè)體，重要的是要想怎么把團(tuán)隊(duì)建設(shè)好，去用某個(gè)人技術(shù)方面的專長去做特定的某些事。作為leader而言，要比較擅長如何把團(tuán)隊(duì)組織起來，清楚知道每個(gè)人的擅長點(diǎn)，把整個(gè)構(gòu)思和想法傳達(dá)下去，把目標(biāo)和任務(wù)能夠分清楚，而具體事情的解決還要靠每個(gè)人的技術(shù)專長去完成。”

談到對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的培養(yǎng)，許慧穎是這樣說的：“第一，要根據(jù)每個(gè)人的擅長和喜好把他放在合適的崗位上。第二，要有合適的事情讓他一起參與，給他搭建一個(gè)舞臺(tái)。他需要在日常工作和項(xiàng)目上有深刻體會(huì)，而在參與過程中他能夠?qū)W到很多東西。比如做軟件的人員每年我都會(huì)給他制定2-3個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃，做硬件的人員我也會(huì)給他制定相應(yīng)的目標(biāo)。我的工作就是怎么去督促他和監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)度以確保項(xiàng)目的完成，而他的工作就是在項(xiàng)目中要發(fā)揮他的作用。”

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