云計算、大數(shù)據(jù)、社交網(wǎng)絡(luò)、移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)……這些趨勢的興起無疑在提醒人們，電子數(shù)據(jù)正在成為我們生活與工作密不可分的組成部分，從另一層面似乎也告訴人們：傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔在未來遲早會退出歷史的舞臺。然而，現(xiàn)實情況是否真是如此？傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔在未來是否真的就不會再有很大的生存空間？博泰文檔給出的答案是No，博泰文檔認(rèn)為隨著商業(yè)文明進(jìn)一步發(fā)展，紙質(zhì)文檔非但不會推出歷史舞臺，反而會有更大的市場空間。

中國商業(yè)文檔存儲潛力巨大

在國外上百年的商業(yè)文明發(fā)展歷史中，文檔外包公司扮演著默默無聞卻又異常重要的作，其商業(yè)模式已經(jīng)非常成熟，美國最受人尊敬的企業(yè)中就有文檔外包公司的身影。

與此相比，中國經(jīng)濟(jì)在經(jīng)歷了改革開放三十多年的高速成長之后，各個行業(yè)都獲得了空前的發(fā)展，商業(yè)環(huán)境也愈發(fā)走向成熟，但是在商業(yè)紙質(zhì)文檔的儲存與管理上卻仍然處于起步階段，并沒有跟上中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐。“歐美經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的商業(yè)文檔保存與管理相對比較成熟，國內(nèi)的商業(yè)文檔仍然處于早期發(fā)展階段。” 博泰文檔公司總經(jīng)理張屹表示。

“目前從事國內(nèi)商業(yè)文檔業(yè)務(wù)的公司大部分都是行業(yè)延伸過來的，比如在金融和保險業(yè)務(wù)領(lǐng)域，很多做票據(jù)影印業(yè)務(wù)的外包公司出于業(yè)務(wù)的延伸而順帶做商業(yè)文檔保存業(yè)務(wù)。”張屹補(bǔ)充道。

隨著商業(yè)文明的不斷發(fā)展，電子化數(shù)據(jù)已經(jīng)橫貫商業(yè)環(huán)境之中，紙質(zhì)文件也一度被認(rèn)為會逐步被電子化數(shù)據(jù)所取代，紙質(zhì)商業(yè)文檔儲存與管理業(yè)務(wù)的市場場景同樣被質(zhì)疑，就連美國鐵山公司也已經(jīng)擁有多年保存電子數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)經(jīng)驗。作為一個在傳統(tǒng)IT領(lǐng)域耕耘多年的老IT人，張屹坦誠地表示，當(dāng)初剛進(jìn)入到這個市場時也對紙質(zhì)商業(yè)文檔儲存與管理市場表示過懷疑，但是通過實際調(diào)查他打消了疑慮。

“無論是磁盤光盤、磁帶這些存儲介質(zhì)，都是具有一定壽命的；而紙質(zhì)文檔在一定情況下，則能夠保存幾千年。所以紙質(zhì)文檔是長久保存數(shù)據(jù)的一種最為有效的方式。而且紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)是法律法規(guī)中不可忽視的因素，對于企業(yè)中重要的紙質(zhì)檔案國家也有相關(guān)的存儲年限規(guī)定，因此，處于紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)會是一個長期的潛力巨大的市場。”張屹解釋自己對紙質(zhì)文檔的看法轉(zhuǎn)變。

在博泰文檔看來，當(dāng)前中國的商業(yè)文檔市場擁有著廣闊的市場空間，市場中擁有多家文檔儲存與管理的公司，不過大部分國內(nèi)公司在業(yè)務(wù)流程、硬件條件以及管理上仍然難稱專業(yè)，與國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展并不匹配。“博泰文檔希望利用最好的硬件條件、嚴(yán)密的業(yè)務(wù)流程以及專業(yè)化的管理來很好地填補(bǔ)當(dāng)前國內(nèi)市場的需求。”張屹表示。

“紙質(zhì)文檔”保存不簡單

紙質(zhì)商業(yè)文檔數(shù)據(jù)往往是企業(yè)或者機(jī)構(gòu)中最為核心的商業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，很多企業(yè)認(rèn)為自己保存才是最安全的，但是隨著文檔量增加，商業(yè)文檔的儲存空間、管理架構(gòu)搭建等將耗費(fèi)企業(yè)大量的財力與人力，文檔數(shù)據(jù)外包的需求逐步顯現(xiàn)。在國外經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)中，紙質(zhì)商業(yè)文檔儲存已經(jīng)是市場化非常成熟的業(yè)務(wù)，“把業(yè)務(wù)交給該領(lǐng)域最專業(yè)的公司”是國外企業(yè)和機(jī)構(gòu)們的信條。當(dāng)然在當(dāng)前商業(yè)環(huán)境下，這種“最專業(yè)”并不簡單，而是從保存基礎(chǔ)設(shè)施條件與環(huán)境、文檔業(yè)務(wù)流程、文檔管理標(biāo)準(zhǔn)以及服務(wù)能力等方面都充滿技術(shù)含量。

紙質(zhì)文檔的長期保存首先需要有高質(zhì)量的保管中心，基礎(chǔ)設(shè)施條件和環(huán)境的優(yōu)劣直接決定著紙質(zhì)文檔的長期保存效果。像國外的檔案存儲企業(yè)對于基礎(chǔ)設(shè)施條件和環(huán)境都有著嚴(yán)格的要求，目的就是為了讓紙質(zhì)文檔的存儲質(zhì)量能夠不被各種外界因素影響。“國內(nèi)很多文檔儲存公司仍然只是采用簡單的庫房儲存。從長期來看，高標(biāo)準(zhǔn)的倉庫必然會更加有利于紙質(zhì)文檔的長期保存。”張屹表示。

據(jù)悉，博泰文檔目前是國內(nèi)文檔儲存公司中率先采用國際先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)來建設(shè)自己檔案保管中心的公司，從倉庫防火、燈光、防塵、貨架、監(jiān)控等方面都嚴(yán)格遵循國際標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，博泰文檔公司已經(jīng)在北京、上海、深圳、青島等全國八個地方建有高標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管中心，用戶涵蓋了金融保險、大型央企、國家機(jī)關(guān)、全國性集團(tuán)等領(lǐng)域。

其次，紙質(zhì)文檔的獲取、運(yùn)輸、儲存以及調(diào)閱其實是對文檔公司業(yè)務(wù)流程能力的一種考驗。文檔公司的業(yè)務(wù)流程能力最能體現(xiàn)出“專業(yè)性”，比如博泰文檔從文檔準(zhǔn)備、整理、分類到搬運(yùn)、上架需要經(jīng)歷17個環(huán)節(jié)，這個過程都有嚴(yán)密的流程體系來支撐。張屹表示：“博泰文檔嚴(yán)格采用國際標(biāo)準(zhǔn)的操作流程來確保文檔儲存過程中的安全。比如博泰文檔的文檔箱采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)文檔通過IT系統(tǒng)專業(yè)算法隨機(jī)分配的儲位編碼來儲存。”

業(yè)務(wù)背后的IT支撐

“紙質(zhì)文檔市場競爭到后面比拼的將會是其業(yè)務(wù)流程和管理標(biāo)準(zhǔn)能力。而這背后離不開專業(yè)IT來支撐。”張屹補(bǔ)充道。據(jù)悉，博泰文檔為了讓文檔業(yè)務(wù)流程嚴(yán)格遵從標(biāo)準(zhǔn)管理，從國外引進(jìn)了先進(jìn)的流程管理IT系統(tǒng)以及各種領(lǐng)先的設(shè)備，目的就是為了讓博泰文檔在流程管理標(biāo)準(zhǔn)化上保證文檔管理的專業(yè)性。“博泰文檔在信息安全八防和實體安全十防都高于行業(yè)通用的八防標(biāo)準(zhǔn)。正是憑借專業(yè)化的團(tuán)隊、先進(jìn)的文檔保管中心和強(qiáng)大的IT管理系統(tǒng)，博泰文檔能幫助那些用CBD商圈高昂的商業(yè)建筑面積保管檔案的客戶大幅度降低保管成本。像那些采用Excel表格來管理倉庫的文檔公司發(fā)展到后面必然不能滿足市場需求。”張屹表示。

此外，對于紙質(zhì)文檔而言，服務(wù)能力也是考驗文檔公司的一大因素。良好的服務(wù)能力和服務(wù)團(tuán)隊能夠嚴(yán)格遵守各種流程規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保了文檔從準(zhǔn)備、整理分類到儲存、調(diào)閱都能夠安全高效地運(yùn)行。據(jù)悉，博泰文檔目前服務(wù)網(wǎng)店已經(jīng)能夠覆蓋到全國300多個城市和地區(qū)，通過高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)團(tuán)隊來滿足全國客戶的文檔需求。

商業(yè)文檔市場的商業(yè)模式有點類似云計算。云計算的誕生就是用戶渴望通過即買即用的方式從最專業(yè)的云計算提供商獲得IT能力，從而摒棄了自己進(jìn)行IT建設(shè)的傳統(tǒng)，把事情交給最專業(yè)的公司來做，從而將更多精力、財力聚焦在自身核心業(yè)務(wù)創(chuàng)新上。與此同時，商業(yè)文檔市場又是一個高投入和高競爭門檻的領(lǐng)域，文檔倉庫、IT系統(tǒng)、運(yùn)營團(tuán)隊等無疑都需要文檔公司持續(xù)的高投入，誰能夠越早投入就能夠越早確定競爭優(yōu)勢，隨著時間積累，這種優(yōu)勢將會越來越大。博泰文檔，這個拉開中國商業(yè)文檔存儲市場序幕的企業(yè)，能否持續(xù)發(fā)展做大做強(qiáng)，成為一家受人尊敬的企業(yè)，讓我們拭目以待！